ChatGPTで文字起こしから議事録まで作る方法｜社内で使う基準も解説

「ChatGPTで文字起こしができるなら、会議の議事録づくりを任せたいんだけど…」

「会議の音源をAIに入れて、社外に漏れたりしないのかな」

こういった疑問に答える記事です。この記事では以下の3つを解説します。

• ChatGPTで文字起こしする方法
• ChatGPTで議事録を作るプロンプト
• 機密情報を含む音源でツールを使い分ける基準

ChatGPTで会議を文字起こしする場合は、macOSアプリの録音モードがおすすめです。録音から要約までが1回の操作で終わるので、議事録のもとになる文章がすぐ手に入ります。

とはいえ、会議の音源をそのままAIに渡してよいのかは判断しにくいですよね？この記事を読むことで、どの方法で文字起こしをして、どの会議までAIに任せてよいかが分かります。次の会議で試す前に最後まで読んでみてください。

※この記事は、企業向けのAI活用研修を提供している「クラウドワークス アカデミー」が監修しています。

ChatGPTの文字起こしでどこまでできるか

ChatGPTには、会議の音声をその場で文字起こしする録音モードがあります。録音モードとは、ChatGPTのmacOSアプリで会議を録音し、文字起こしと要約まで作る機能です。できる範囲と使えない場面を1つずつ解説していきます。

録音から要約まで1回の操作で終わる

ChatGPTの録音モードは、会議の録音から要約までを1回の流れで終えられます。会議を終えて、ChatGPTの録音モードに送信した後に起きることは以下のとおりです。

1. 発言が文字に起こされる

2. 要点が要約にまとめられる

3. 要約がキャンバスとしてチャットに残る

できあがった要約はチャットの履歴に残るため、会議の後でも開いて見返せます。録音した音声を聞き直さなくても、議事録のもとになる文章が手に入ります。

参考：OpenAI｜ChatGPT Record

macOSアプリでしか録音モードを使えない

録音モードを使えるのは、macOS向けのChatGPTデスクトップアプリだけです。

ブラウザ版やスマホのアプリにもマイクのボタンはありますが、こちらは音声入力で、録音モードとは別の機能です。音声入力は自分が話した内容を文字にして入力欄に入れるもので、会議をまるごと録るためのものではありません。使う場所ごとにできることを以下にまとめました。

• macOSアプリ

  録音モード

  会議を録音して文字起こしと要約まで作る

• ブラウザ版・スマホアプリ

  マイク（音声入力）

  自分が話した内容を文字にして入力する

• 有料プラン

  音声ファイルの添付

  録音済みの音声を文字起こしできる

Macを1台も導入していない会社では、録音モードそのものを試せません。ただし会議に持ち込むパソコンが1台あれば足りるため、社内の端末を全て入れ替える必要はないでしょう。

参考：OpenAI｜Voice Dictation - FAQ

録音モードはPlus以上のプランで使える

ChatGPTの録音モードは、Plus以上の有料プランで使えます。無料プランのChatGPTでは録音モードを使えません。プランごとの可否を以下にまとめました。

• 使えない

  Free

• 使える

  Plus・Pro・Business・Enterprise・Edu

Enterprise・Eduのワークスペースでは初期設定で無効なので、ワークスペースのオーナーが設定から有効にしておきましょう。リリース時点では追加料金なしで含まれるため、すでに有料プランを契約している会社はそのまま試せます。新しくツールを買い足さずに、手元のChatGPTで会議の文字起こしを始められます。

録音は1セッション4時間で自動的に止まる

1回の録音で使えるのは4時間（240分）までで、超えると自動的に止まります。4時間を超えたときの動きは以下のとおりです。

• 録音が自動的に停止する
• 停止までの内容でメモが作られる
• ほかの人に共有されない状態で保存される

会議が長引いても、そこまでの記録がまるごと消えるわけではありません。1回の会議が2時間前後であれば、上限を気にせず最後まで録音できます。

日本語の音声は英語より精度が落ちる

日本語の会議を録音した場合、英語よりも文字起こしの精度が落ちる可能性があります。OpenAIの公式ヘルプに、録音モードは英語でいちばんよく機能すると書かれているためです。ほかの言語については「精度は改善中ですが、ばらつきがあります」と説明されています。

日本語の会議では、社名や商品名が別の言葉に置き換わって出てくることもあるでしょう。

ChatGPTで文字起こしする方法

ChatGPTで会議を文字起こしする方法の中心は、macOSアプリの録音モードです。録音モードの手順は以下のとおりです。

1. macOSアプリでチャットの録音ボタンを押す

2. 初回はマイクとシステム音声の使用を許可する

3. そのまま会議を進める

4. 停止アイコンで録音を終える

5. 送信を押してアップロードする

6. チャットに文字起こしと要約が届く

録音の途中で一時停止もできるため、雑談の間だけ止めておけます。

オンライン会議では、ChatGPTにGoogle Calendarを接続しておくと、録音モードが予定を同期して会議に参加します。カレンダーからの自動参加に対応しているのはGoogle Meetのリンクだけです。Zoom・Microsoft Teams・Webexの会議は、macOSアプリで録音モードを手動で始めましょう。

まずは次の会議で、macOSアプリの録音ボタンを押すところから試してみてください。

参考：OpenAI｜ChatGPT Record

文字起こしの精度を上げるコツ

ChatGPTの文字起こしは、録音するときと、出てきた文章を直すときの2つで精度を上げられます。文字起こしの精度を上げるコツは以下のとおりです。

1. マイクを口元に近づけて雑音を減らす
2. 話者名を後から置き換えて発言者を残す
3. 社内の固有名詞は用語リストを渡して直す

3つとも、次の会議からすぐに試せる内容です。1つずつ解説していきます。

マイクを口元に近づけて雑音を減らす

文字起こしの精度を決めるのは、マイクと話す人の距離です。OpenAIの公式ヘルプでも、文字起こしの品質が低いときの対処として「ヘッドセットを使用し、可能であれば背景ノイズを減らしてください」と案内されています。

大事なのは機材の形状ではなく、話す人の口元にマイクが近いことです。録音の前に整えておきたいのは以下の3つです。

• マイク付きのヘッドセットかイヤホン
• 空調やプリンターから離れた席
• ドアを閉めた静かな会議室

パソコン内蔵のマイクは話す人から遠いうえ、周りの音まで拾ってしまうでしょう。オンライン会議で出席者が別々の場所にいる場合は、全員がマイク付きのイヤホンをつけると聞き取りやすくなります。録音のしかたを整えておくほど、後から文字を直す作業を減らせます。

参考：OpenAI｜ChatGPT Record

話者名を後から置き換えて発言者を残す

文字起こしに付いた話者名は、録音を終えた後で置き換えられます。ChatGPTの録音モードは複数の話者に対応していますが、名前で識別できない場合は「話者 1」のような汎用のラベルが付きます。置き換えの手順は以下のとおりです。

1. 録音を止めた直後に出席者の名前を書き出す

2. 文字起こしに付いた話者のラベルを確かめる

3. ラベルを出席者の名前に置き換える

4. 誰の発言か判断できない箇所に印を付ける

出席者が5人を超える会議では、発言の順番を録音中にメモしておくと置き換えが早く終わります。話者名を直しておけば、後で議事録を読む人が発言者をたどれます。

社内の固有名詞は用語リストを渡して直す

文字起こしで表記がぶれやすいのは、社内でしか使わない言葉です。音声認識は音の並びから文字を当てはめるため、部署名・拠点名・システム名・取引先の社名は別の表記で出てきやすいです。文字起こしに出やすい取り違え例を以下にまとめました。

文字起こしを貼り付けたうえで「次の表記に直してください」とChatGPTに伝え、表の内容をそのまま渡すと一括で置き換えられます。用語リストを1つ作っておけば、次の会議からは貼り付けるだけで表記をそろえられます。

ChatGPTで議事録を作るプロンプト

文字起こしができたら、ChatGPTの同じ画面でそのまま議事録として整えられます。プロンプトのコツは以下の4つです。

1. 決定事項を先に箇条書きで出させる
2. 誰がいつまでにやるかを表にさせる
3. 発言者ごとに論点を整理させる
4. 社外に出す議事録は敬体で仕上げる

どのプロンプトも、文字起こしを貼り付けて指示を送るだけで試せます。

※プロンプトとは、AIに出す指示文のことです。

「勤怠システムの入れ替えを決める社内会議」を例に、1つずつ解説していきます。

決定事項を先に箇条書きで出させる

決定事項は、議事録の先頭に箇条書きで置くと読み手に伝わりやすくなります。会議に出ていない社員は、話し合いの経緯より先に結論を知りたい場面が多いためです。そのまま使えるプロンプトは以下のとおりです。

返ってくる出力の例を以下にまとめました。

• 勤怠システムを来期から入れ替える
• 打刻はICカードとスマホの併用にする
• 見積もりは3社から取る
• 移行の作業は総務部が担当する
• 運用ルールは次回の会議で決める

決まったことが先頭に並んでいれば、後から読む社員も要点だけを短時間で追えます。

誰がいつまでにやるかを表にさせる

決定事項の次に書き出したいのが、誰がいつまでに動くかです。担当と期限が抜けていると、次の会議まで作業が止まったままになります。やることを抜き出すプロンプトを以下にまとめました。

返ってくる表の例は以下のとおりです。

表にしておくと、次の会議までに何を終えておけばよいかが全員に伝わります。

発言者ごとに論点を整理させる

意見が分かれた会議では、発言者ごとに論点を整理しておくと経緯を追えます。決定事項だけの議事録では、結論に至るまでの意見の違いが残りません。論点を整理させるプロンプトは以下のとおりです。

出力の例を以下にまとめました。

発言者と論点が並んだ議事録なら、次の会議を前回の続きから始められます。

社外に出す議事録は敬体で仕上げる

社外に出す議事録は「ですます調」にそろえてから送ります。社内向けの常体のままだと、取引先にはそっけない印象を与えます。書き直しを頼むプロンプトを以下にまとめました。

書き分けの例は以下のとおりです。

送る前に、日付と金額だけは会議のメモや元の資料と照らして確かめておきましょう。

敬体にそろえるところまでプロンプトで済ませておけば、社外向けの議事録を別に作り直さずに済みます。

機密情報を含む音源でツールを使い分ける基準

会議の音源をどのツールに渡すかは、その会議の機密度で切り分けます。機密度とは、会議の内容が外部に出たときの影響の大きさです。

社外に出せない情報を含む会議はGemini Notebook、それ以外の会議はChatGPTの録音モードでよいでしょう。判断の材料は以下の3つです。

• 法人プランでも社内ルールの制限は残る
• 個人向けプランは設定を切る必要がある
• Gemini Notebookは共有を制限できる

どちらのツールも会議の文字起こしに使えるので、扱う情報に合わせて選びます。1つずつ見ていきましょう。

法人プランでも社内ルールの制限は残る

法人プランのChatGPTなら、会議の中身が学習に使われる心配はありません。法人プランとは、Business・Enterprise・Eduなど、会社が契約して社員に配るプランです。

モデルの学習とは、入力した内容をAIの性能を上げる材料に使うことです。学習に使われると会議の中身がAIの改善に回り、OpenAIの担当チームが内容を確認する場合もあります。法人プランでのデータの扱いは以下のとおりです。

ただし学習に使われないことと、AIに入力してよいこととは別の話です。「AIのチャットに機密情報を入力しない」と社内のルールで決めている会社は、法人プランを契約していても機密情報を入力してはいけません。法人プランを入れただけでは、どの会議までAIに入力してよいかは決まらないでしょう。

線引きを社員に任せると、人によって判断が変わってしまいます。会議の音源に使ってよいツールをあらかじめ決めておけば、現場で迷わずに済みます。

参考：OpenAI｜ChatGPT Record

個人向けプランは設定を切る必要がある

会議の音源を扱う前に切っておきたいのが、個人向けプランの学習の設定です。Pro・Plus・Freeでは「すべての人のためにモデルを改善する」が有効なままだと、録音モードの文字起こしがAIの学習に使われます。設定を無効にする手順は以下のとおりです。

1. ChatGPTの設定画面を開く

2. 「すべての人のためにモデルを改善する」をオフにする

3. 会議の録音に使うアカウント全員で同じ設定にそろえる

社員が自分で契約したアカウントを業務で使っている場合は、全員分の設定を確認しておきます。

マイクのボタンで入力した音声も、同じデータコントロールの対象です。個人向けのアカウントでは「音声録音を含める」もオフにしておくと、入力した音声が学習に使われません。設定を切ってから使い始めれば、個人向けのプランでも通常の会議に対応できます。

参考：OpenAI｜ChatGPT Record・OpenAI｜Voice Dictation - FAQ

Gemini Notebookは共有を制限できる

Gemini Notebookは、ノートごとに共有の範囲を選べます。Gemini Notebookとは、資料を読み込ませて要約や質問ができるGoogleのツールです。

音源を読み込ませたノートを制限付きにしておけば、社内でも見る人を追加した相手だけに絞れます。共有の設定は以下の2つです。

Google WorkspaceとGoogle Workspace for Educationのユーザーには、さらに強い扱いが用意されています。Gemini Notebookに対してフィードバックを送った場合でも、アップロードした内容やAIの回答が人のレビューに回ることも、モデルの学習に使われることもありません。

機密情報を含む音源は、制限付きにしたGemini Notebookのノートで扱うと、見られる範囲を社内で管理できます。

参考：Google｜限られたユーザーと共有する・Google｜ノートブックを一般公開する・Google｜Gemini Notebook でデータを保護する仕組み

会議の文字起こしを社内に定着させる手順

ツールを決めた後は、社内で回すための運用ルールをそろえます。決めておく内容は以下のとおりです。

1. 録音してよい会議の範囲を先に決める
2. 参加者への録音同意の取り方をそろえる
3. 文字起こしを確認する担当を1人置く
4. 文字起こしを残す場所を1つにそろえる

どれも新しい費用をかけずに、次の会議から始められる決めごとです。こちらも1つずつ解説していきます。

録音してよい会議の範囲を先に決める

運用を始める前に決めるのは、録音してよい会議の範囲です。会議のたびに現場で判断させると、社員によって扱いが変わってしまうためです。範囲の決め方の例を以下にまとめました。

取引先が入る会議は相手の会社にもルールがあるので、打ち合わせの前に確認しておきましょう。

録音してよい会議を先に決めておけば、社員が迷わずに文字起こしを使い始められます。

参加者への録音同意の取り方をそろえる

録音する側は、始める前に参加者から同意を得ます。OpenAIのヘルプにも、ほかの人を録音する前に現地の法律を確認し、同意を得るよう書かれています。同意を取る場面は以下の3つです。

• 会議の冒頭で録音を伝えるとき
• 参加者が途中から加わったとき
• 社外の人が同席するとき

例えば、会議の冒頭では以下のように伝えます。

毎回同じ言葉で伝えておけば、参加者の理解も得やすくなります。

参考：OpenAI｜ChatGPT Record

文字起こしを確認する担当を1人置く

会議ごとに1人だけ決めておきたいのが、文字起こしの内容を確認する担当です。複数人で分けると、かえって見落としが起きやすくなるでしょう。

例えば、決定事項と担当者名・日付だけを、会議のメモや元の資料と照らして確かめます。全文を読み直す必要はないため、確認にかかる時間は短く収まります。

担当は会議の主催者か、議事録を使う部署の社員に固定しておくと引き継ぎやすいです。担当が決まっていれば、議事録を受け取った社員が数字を疑わずに使えます。

文字起こしを残す場所を1つにそろえる

最後にそろえたいのが、文字起こしを残す場所です。保存先が社員ごとに違うと、必要な議事録を後から探し出せません。決めておくのは以下の3つです。

• 文字起こしを保存するフォルダ
• ファイル名の付け方
• 保存した文字起こしを見られる人の範囲

例えば、共有フォルダに「日付＋会議名」で保存すると決めておけば、検索で見つけられます。保存の場所まで決まれば、担当者が代わっても同じ手順で引き継げます。

ChatGPTの文字起こしに関するよくある質問

最後に、ChatGPTの文字起こしについてよくある質問に答えていきます。

mp3などの音声ファイルは渡せる？

有料プランなら渡せます。無料プランでは音声ファイルを渡せません。

対応している形式はWAV・MP3・M4A・AAC・FLAC・OGGなどで、1ファイル512MBまでです。長い録音は途中で処理が止まることがあり、文字起こしの誤りや話者の取り違えも起きるため、大事な箇所は会議のメモや元の資料と照らして確かめましょう。

参考：OpenAI｜Uploading files and audio to ChatGPT（2026年10月20日に確認）

録音した音声データはいつ削除される？

前述のとおり、ChatGPTの法人プランの場合は、録音した音声は文字起こしが終わると自動的に削除されます。文字起こしとキャンバスには、これとは別の保持のルールがあります。データの種類ごとの削除のタイミングは以下のとおりです。

文字起こしとキャンバスは、法的な保持義務がある場合を除いて削除されます。録音した音声がChatGPT側に残り続けないため、会議の音源が長く保管される状態にはなりません。

参考：OpenAI｜ChatGPT Record

文字起こしをそのまま社外に共有していい？

社外に出す前に、人の目で内容を確認する工程を挟みましょう。OpenAIの案内でも、ChatGPTは文字起こしを含めて誤る場合があると記載されています。例えば金額や日付が1文字違うだけで、取引先に誤った条件が伝わるかもしれません。

録音した内容を社外へ渡してよいかは、参加者にも先に確かめておきましょう。人の確認と参加者の同意をそろえてから共有すれば、社外に出しても行き違いが起きにくくなります。

Windowsのパソコンでも文字起こしできる？

Windowsのパソコンでも、やり方を選べば文字起こしを試せます。前述のとおり録音モードはmacOSのデスクトップアプリ専用なので、Windowsでは起動できません。やり方ごとに、Windowsで使えるかを以下にまとめました。

ChatGPTのブラウザ版はWebブラウザから使うので、WindowsでもMacでも同じように操作できます。社内がWindows中心の会社では、録音は別の手段で用意し、その音声ファイルをChatGPTに添付するか、文字起こしした文章をChatGPTに渡す進め方になります。例えば、ボイスレコーダーで録音したデータをGemini Notebookに入れて文字起こしした文章を、ChatGPTで議事録にすることも可能です。

参考：Google｜Gemini Notebook ヘルプ（ソースを追加する）

まとめ｜機密度に応じて文字起こしを使い分けよう

さっそく次の会議から、ChatGPTの文字起こしを試していきましょう。社内で回すまでの手順は以下のとおりです。

1. 録音してよい会議の範囲を先に決める
2. 参加者への録音同意の取り方をそろえる
3. 文字起こしを確認する担当を1人置く
4. 文字起こしを残す場所を1つにそろえる

「ルールは決められそうだけど、社員が使えるようになるかが心配…」と感じている会社もあるでしょう。繰り返しですが、会議の機密度でツールを分けておけば、社内のルールとぶつからずに進められるはずです。

次の課題は、社員が実際に使えるようになることです。ここを社内だけで進めるのが難しいなら、外部の研修に相談してみるのもよいでしょう。

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この記事が、貴社の議事録づくりの参考になれば幸いです。