AI議事録を無料で作る4つの方法|自社のツール別におすすめを解説

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この記事の結論

無料のAI議事録は、自社がすでに契約しているツールに含まれていないかを調べるところから始まります。

「AI議事録を無料で使いたいけど、どれが本当に無料なのかわからない…」

「無料のツールを入れて、会議の内容が外部に出たら困る…」

こういった悩みに答える記事です。この記事で分かることは以下のとおりです。

  • 自社のツールに合う無料AI議事録の作り方4つ
  • 会議ツールを選ばない無料AI議事録3選
  • 無料のAI議事録を社内で使うルールの決め方

無料のAI議事録は、自社がすでに契約しているツールに含まれていないかを調べるところから始まります。追加費用なしで使える機能が見つかれば、新しい申込みをせずに次の会議から試せます。

何が無料で何が有料なのか、調べるほど分からなくなりますよね?この記事を読むことで、自社に合う無料のAI議事録と、社内で使うときに決めておくルールが分かります。次の会議から試す方法を1つ決めるつもりで、最後まで読んでみてください。

※この記事は、企業向けのAI活用研修を提供している「クラウドワークス アカデミー」が監修しています。

AI議事録とは

AI議事録とは、会議の音声をAIが文字に起こし、議事録として読める文章に整える仕組みのことです。パソコンやスマートフォンで録音した音声を読み取り、話した内容をテキストに変換します。

気をつけたいのは、文字起こしと要約が別の機能であることです。発言を書き出すところまでのツールもあれば、決定事項や次にやることまで整理して出せるツールもあります。議事録のどこまでをAIに任せたいかで、選ぶツールが変わってきます。

参考記事:生成AIで業務効率化できる業務10選|中小企業の事例と進め方

無料のAI議事録は3種類ある

無料のAI議事録は、費用の発生の仕方で3種類に分かれます。

無料のAI議事録の3種類
  • 費用の発生:なし

    完全無料

    まず1回試してみたい会社

  • 費用の発生:上限を超えたとき

    無料プラン

    会議の本数が少ない会社

  • 費用の発生:期間の終了後

    無料トライアル

    有料での導入を前提に試す会社

上限のない完全無料と、上限のある無料プランを分けて考えると選びやすいです。

このあとの章では、自社で使っている会議ツールに合う作り方を4つ紹介します。さらに会議ツールを選ばない無料ツールも3つ取り上げるので、まずは3種類の違いから見ていきましょう。

完全無料|費用をかけずに使い続けられる

完全無料のツールは、使う回数や時間に関係なく費用がかかりません。Googleドキュメントの音声入力は、パソコンのマイクを使って日本語を文字にできる完全無料の機能です。Chrome・Edge・Safariの最新版であれば、追加の申込みなしで今日から使えます。

向いているのは、会議中にその場で話した内容を文字にしていく使い方です。期間や上限を気にせず使い続けられるのが、完全無料の良さです。

参考:Google|ドキュメント ヘルプ 音声で入力する

無料プラン|時間や回数に上限がある

月あたりの文字起こし時間に上限を決めて無料で使えるのが、無料プランです。上限までなら費用はかからず、超えた分を使いたいときに有料プランへ切り替えます。主なサービスの無料枠の上限は以下のとおりです。

例無料枠の上限
LINE WORKS AiNote社内の合計で月300分・1回60分まで
Notta月120分・1回3分まで

LINE WORKS AiNoteの300分は1人あたりではなく、社内で使う合計の時間です。例えば週に1回60分の会議を文字起こしすると、月5回で上限の300分に到達します。会議の本数と時間を先に計算しておくと、無料プランのまま運用できるかを判断しやすいです。

無料トライアル|期間が過ぎると有料になる

無料トライアルは、期間を区切って有料プランの機能を試せる仕組みです。使える期間は数日から数週間ほどで、期間が過ぎると有料に切り替わります。無料トライアルのよくある型は以下の3つです。

無料トライアルのよくある型
  • 期間:数日〜数週間

    有料プランを全て試せる型

    期間後:有料プランへの切り替え

  • 期間:数日〜数週間

    試用後に無料プランへ戻る型

    期間後:無料枠の範囲で継続

  • 期間:申込みごとに設定

    カードの登録が必要な型

    期間後:登録したカードから自動で課金

申込みの時点でクレジットカードを登録する場合は、期間の終了後にそのまま課金が始まります。社内で試すときは、期間後の費用がいくらになるかを先に確認しておきましょう。期間と費用の見通しが立っていれば、無料トライアルも自社に合うかを試す手段になります。

自社のツールに合う無料AI議事録の作り方4つ

AI議事録の「無料」には、2つの意味があります。1つは、今契約しているプランに含まれていて追加費用なしで使える機能です。もう1つは、費用が1円もかからない方法です。

まずは追加費用なしで使える機能が自社の契約に含まれていないかを確認しましょう。Microsoft 365やGoogle Workspaceの管理画面を開き、契約しているプラン名を見ると判断できます。自社で使っているツール別の作り方を以下にまとめました。

自社で使っているツール別の作り方
  • Microsoft Teams

    Teamsのライブ文字起こし

    会議の発言をその場で文字にして保存

  • Google Workspace

    Google Meetの文字起こし

    対象のエディションでの会議の文字起こし

  • Zoom

    ZoomMate(旧AI Companion)

    無料プランでも月3回までの会議の要約

  • AI機能のない会議ツール

    ボイスメモと無料のAI

    録音した音声の文字起こしと要約

順番に見ていきましょう。

1. Teams|文字起こしは標準機能

Microsoft Teamsのライブ文字起こしは、追加費用なしで使えるコア機能です。一方、要約まで自動で作るCopilotには、別のライセンスが必要です。使える条件と費用の線引きを見てみましょう。

項目内容
使える条件管理者の会議ポリシーで文字起こしが許可されていること
無料でできること会議中のライブ文字起こしと日本語での記録
追加費用がかかる部分Copilotによる要約(Copilotのライセンス)・ライブ翻訳文字起こし(Teams Premium)
始め方会議中に文字起こしを開始し、保存先のOneDriveを確認

文字起こしの利用可否は、管理者の会議ポリシーで制御されます。新しいポリシーでは、この設定は既定でオンです。

日本語(日本)に対応しており、トランスクリプトはOneDriveとSharePointに保存されます。文字起こしの利用そのものでTeams Premiumが必要なのは、ライブ翻訳の文字起こしを使う場合です。

なお、開催者がCopilotをオフにすると、録画と文字起こしもオフになります。文字起こしまでを追加費用なしで試し、要約が必要になった段階でCopilotを検討してみてください。

参考:Microsoft Learn|Teams会議の文字起こしとキャプションを管理する

2. Google|Meetで文字起こし

会議の文字起こしを自動で作れるのは、Google Meetの一部のエディションです。パソコンとAndroidデバイスから使える機能で、Business Starterは対応エディションに含まれていません。Googleを使っている会社が確認したい項目は以下のとおりです。

項目内容
使える条件Business Standard・Business Plus・Enterprise Starter・Enterprise Standard・Enterprise Plus・Teaching and Learning Upgrade・Education Plus・Workspace Individualの契約
無料でできることパソコンとAndroidでの会議の文字起こしとドライブへの保存
追加費用がかかる部分Business Starterから対応エディションへの変更
始め方管理画面で契約エディションを確認し、会議中に文字起こしを開始

作成された記録は、開催者のドライブの「Google Meet」フォルダに保存されます。自社のプランで使えるかは、管理画面から確認してみてください。

Business Starterのまま追加費用をかけたくない会社もあるでしょう。その場合は後述のGoogleドキュメントの音声入力か、録音と無料のAIを組み合わせる方法が使えます。Googleを使っている会社は、まず文字起こしから始めると無料でできる範囲を把握しやすいです。

参考:Google Meet ヘルプ|Google Meetで文字起こしを使用する

3. Zoom|無料でも月3回まで要約

ZoomのAI機能は、公式サイトで現在ZoomMate(旧AI Companion)の名前で提供されています。無料のWorkplace Basicでも限られた範囲で使えるため、契約を変えずに試せます。Zoomで使える範囲は以下のとおりです。

項目内容
使える条件無料のWorkplace Basicを含むZoomのアカウント
無料でできること会議の要約が月3回まで・会議中の質問が月3回まで・AIノートが月3回まで
追加費用がかかる部分回数を増やす場合の有料プラン(Zoom Workplaceプロは年払いで1ユーザーあたり月2,237円・税別)
始め方管理画面で機能をオンにし、会議中に起動

無料枠は回数で区切られているので、要約したい会議を月3本に絞る使い方に向いています。提供は段階的に広がっているため、自社のアカウントで使えるかは管理画面で確かめてください。Zoomを使っている会社は、新しい契約を増やさずにAI議事録を試せます。

参考:Zoom|ZoomMate(プランと料金)

参考:Zoom|プランと料金

4. 社内にAI機能なし|ボイスメモで作る

費用を1円もかけずに議事録を作れるのが、ボイスメモと無料のAIを組み合わせる方法です。社内の会議ツールにAI機能がなくても、録音さえ残せば文字起こしと要約をAIに任せられます。録音からAIに渡すまでの流れは以下のとおりです。

項目内容
使える条件録音できるスマートフォンと無料で使えるAIサービス
無料でできること会議の録音と、音声をもとにした文字起こし・要約
追加費用がかかる部分なし
始め方ボイスメモで録音し、音声ファイルをAIに渡して指示

録音はスマートフォン、文字起こしと要約はAI側に分けて進めます。

ただし、Google AI Studioの無料枠は、入力内容が製品改善に使われると公式に明記されています。社外に出しても差し支えない内容の会議から始めてみてください。AIに渡す指示文の例は以下のとおりです。

指示文を社内で共有しておけば、担当者が変わっても同じ形式の議事録を作れます。会議ツールにAI機能がない会社は、録音とAIの組み合わせから無料で始めてみましょう。

参考:Google|Gemini API の料金

会議ツールを選ばない無料AI議事録3選

会議ツールに関係なく使える無料のAI議事録を3つ紹介します。

ツール無料で使える範囲
LINE WORKS AiNote月300分まで無料で使える
Notta月120分まで無料で試せる
Googleドキュメント音声入力は費用ゼロ

前述の3種類でいうと、LINE WORKS AiNoteとNottaは無料プラン型です。Googleドキュメントは完全無料型に当たります。こちらも1つずつ解説していきます。

LINE WORKS AiNote|月300分無料

前述のとおり、LINE WORKS AiNoteのフリープランは月300分まで文字起こしを使えます。無料で使える機能と上限は以下のとおりです。

項目内容
提供会社LINE WORKS Corp.
無料で使える範囲文字起こし・社内共有(最大30人)
無料でできないことAI要約・Web会議の録音・1回60分を超える録音・月300分を超える文字起こし・31人以上での利用
データの保管期間1年間
向いている会社週1回・1時間以内の定例会議がある会社

日英中韓に対応しているので、海外の拠点や取引先が入る会議でも文字起こしを任せられます。利用には、事前にLINE WORKSプラットフォームの開設が必要です。

なおフリープランでは、入力したデータが学習に使われます。学習に使われるとは、入力した音声を提供会社がAIの精度を上げる教材として使うことです。社外に出せない情報を扱う会議では、話題の線引きを先に決めておきましょう。

LINE WORKSをすでに開設している会社なら、追加の契約なしで月300分の枠から始められます。

参考:LINE WORKS|AiNote フリープラン

Notta|月120分まで無料で試せる

前述のとおり1回3分までですが、短い記録から試せるのがNottaの無料プランです。無料で使える範囲を以下にまとめました。

項目内容
提供会社Notta
無料で使える範囲月120分・1回3分までの文字起こし・話者識別・AI要約10回/月
無料でできないこと文字起こしデータのダウンロード・翻訳・4単語以上の単語登録・Web会議の録画
向いている会社短い打ち合わせの要点を記録したい会社

1回の上限が3分なので、朝礼や15分の打ち合わせの要点を区切って記録する使い方に向いています。誰の発言かを分ける話者識別は無料のまま使えるため、参加者が複数いても読み返しやすいです。

プレミアムは年間プランで月1,185円(税込)です。まずは無料で精度を確かめ、続けると決めてから有料プランを検討する流れも作れるでしょう。

参考:Notta|料金プラン

Googleドキュメント|音声入力は費用ゼロ

Googleドキュメントの音声入力は、パソコンとマイクがあれば費用をかけずに使えます。費用と使える範囲は以下のとおりです。

項目内容
提供会社Google
無料で使える範囲日本語の音声入力・追加費用なし
無料でできないこと日本語での音声コマンド操作・対応ブラウザ以外での利用
向いている会社追加の費用をかけずに今日から試したい会社

前述のとおり対応ブラウザはChrome・Edge・Safariの最新版で、新しい申込みはいりません。音声コマンドは英語のみで、一部の言語では句読点を使えない場合があります。

使えるのは、その場で話した内容をそのまま文字にする使い方です。まずは短い打ち合わせで、話しながら文字にする流れを試してみてください。

参考:Google|ドキュメント ヘルプ 音声で入力する

AI議事録を無料で使う4つのメリット

AI議事録を無料で使うメリットは、以下の4つです。

  • 議事録づくりに使っていた時間が減る
  • 決定事項の認識のずれがなくなる
  • 過去の会議をキーワードで探し出せる
  • 稟議を通さずにAI活用を試せる

費用をかけずに、会議のあとの作業と社内のやり取りを見直せます。4つとも順番に見ていきましょう。

議事録づくりに使っていた時間が減る

AI議事録は会議のあとに残る作業を減らします。録音から文字起こしまでが自動で進むので、担当者は要点の確認から手をつけられます。工程ごとに変わる部分は下の表のとおりです。

工程手作業AIで変わること
録音の聞き返し全体を再生して該当箇所を探す必要な箇所だけを確認する
文字起こし聞きながら手で打ち込む自動で出た文章を直す
要点の整理一から書き起こす出てきた要約を手直しする
清書と共有体裁を整えてから送る整えたその場で共有する

短くなる時間は会議の長さや参加人数で違いますが、手を動かす工程そのものは減ります。議事録づくりに使っていた時間を、次の打ち合わせの準備や顧客対応に回せます。

決定事項の認識のずれがなくなる

会議で決まったことを全員が同じ文面で確認できるのも、無料のAI議事録を使うメリットです。発言がそのまま文字で残り、記録した人の解釈が入り込みにくくなります。

例えば、納期を「来月末」と話していたのか「月内」だったのかは、文字起こしをたどれば確かめられます。口頭の記憶だけで進めると、担当者ごとに理解がずれたまま作業が始まるかもしれません。決定事項を会議の直後に文面で共有しておけば、全員が同じ内容を前提に動き出せるでしょう。

過去の会議をキーワードで探し出せる

文字で残したAI議事録は、あとからキーワードで探し出せます。音声のままだと聞き返すしかありませんが、テキストなら検索窓に語句を入れるだけで該当箇所にたどり着きます。検索が役に立つ場面は以下のとおりです。

  • 取引先と決めた条件をたどるとき
  • 同じ議題を過去に扱った回を探すとき
  • 担当者が交代して経緯を引き継ぐとき

数か月先に見返すときにも、文字の記録があると探す手間が減ります。テキストで残しておくと、過去の会議が無料のまま探せる資料になります。

稟議を通さずにAI活用を試せる

予算の承認を待たずに始められるのも、無料でAI議事録ツールを使う良さです。無料プランと契約済みのツールに含まれる機能だけなら、新しい支出は発生しません。試せる範囲とかかる費用は以下のとおりです。

試す範囲かかる費用
無料プランの上限内での文字起こし0円
Googleドキュメントの音声入力0円
契約済みの会議ツールに付いている文字起こし追加0円

支出がなければ、稟議を通さずに担当者の判断で1回の会議から試せます。社内で使えそうだと確かめてから、有料プランの検討へ進む流れも作れます。

無料のAI議事録のデメリット

無料のAI議事録には、有料プランでないと使えない機能もあります。

  • 文字起こしを書き出せないツールがある
  • 誤変換が残るので人の確認が必要
  • 自社の用語を辞書に登録できない

どれも先に知っておけば、運用の工夫でカバーできる範囲です。デメリットを1つずつ解説していきます。

文字起こしを書き出せないツールがある

無料プランではできあがった文字起こしを、ファイルとして保存できないサービスがあります。サービスごとに無料で使える範囲が決まっており、書き出しは有料の機能に含まれる場合があります。先ほど触れたNottaの無料プランを例にすると、制限される操作は以下のとおりです。

無料プランで制限されやすい操作どうなるか
文字起こしデータのダウンロード画面上で読むだけ
他言語への翻訳日本語のまま共有
Web会議の録画音声の記録のみ

書き出しが有料の機能かは、試す前に料金ページで確かめておくと安心です。

参考:Notta|料金プラン

誤変換が残るので人の確認が必要

無料でも有料でも共通して残るのが、文字起こしの誤変換です。AIは聞こえた音を似た言葉に置き換えるので、会議の内容によっては別の単語になります。誤変換が起きやすい場面は以下のとおりです。

  • 社名や商品名が出てくる場面
  • 複数人が同時に話す場面
  • 専門用語や略語が続く場面

議事録を配る前に、発言者の名前と数字だけでも読み返すと、誤りに気づけます。無料のAI議事録は下書きまでを任せる道具と考えると、確認の手間まで見込んで使えるでしょう。

自社の用語を辞書に登録できない

自社でよく使う社名や商品名を辞書に登録する機能は、無料プランでは使えない場合があります。すでに見たとおり、Nottaでは単語登録が無料プランだと3単語までで、4単語以上はプレミアム以上の有料機能です。

同じ社名が会議のたびに違う漢字へ変わると、あとから検索しても過去の議事録が出てきません。無料のままできる対処は以下のとおりです。

対処やり方
AIに渡す指示文に固有名詞を書き添える「取引先の社名はA社とB社です」の1行を足す
文書ソフトの置換機能を使うよく出る誤変換をまとめて直す

辞書登録が無料で使えなくても、指示文と置換で表記のばらつきは減らせます。

無料のAI議事録ツールの選び方

無料のAI議事録を選ぶときに確かめておきたい項目は、以下の5つです。

  • 無料の上限が会議の長さに足りるか計算する
  • 日本語の精度は自社の会議で試す
  • 入力した音声が学習に使われるか確かめる
  • 話者の分離まで無料で使えるかを見る
  • 期間が過ぎたあとの費用まで確認する

決裁の前に社内で説明を求められやすい項目でもあります。1つずつ解説していきます。

無料の上限が会議の長さに足りるか計算する

無料プランの上限は、1回の会議時間と月の会議回数に当てはめて計算します。前述のとおり、LINE WORKS AiNoteのフリープランは共有の文字起こしが1サービスあたり月300分・1回60分までです。自社の会議に当てはめた計算を以下にまとめました。

項目計算結果
AiNoteで1回60分の会議月300分÷60分月5回で上限
AiNoteで1回30分の会議月300分÷30分月10回で上限
Nottaで1回60分の会議1回3分まで冒頭3分のみ
Nottaの月の合計月120分3分の会議40回分

週1回の定例会議が60分なら、5週ある月にAiNoteのフリープランの上限に達する計算です。自社の会議の長さと回数を当てはめてから、無料で足りるかを判断しましょう。

日本語の精度は自社の会議で試す

候補を絞ったあとに確かめたいのが、自社の会議での日本語の精度です。同じサービスでも、話す速さや専門用語の多さで結果に差が出ます。試す手順は以下のとおりです。

  1. 直近の会議を5分だけ録音

  2. 候補のサービスへ同じ音声を入力

  3. 社名と数字の正しさを比較

議事録を作る担当者が読み返して、直す手間がどれくらいかを見ておくと比べやすいです。対応言語の表記だけでなく自社の会議の音声で試すと、導入後のずれが小さくなります。

入力した音声が学習に使われるか確かめる

入力した音声や文字起こしが学習に使われるかは、無料プランを選ぶ前に確かめておきましょう。「学習に使われる」とは、入力した会議の音声や文字起こしが、AIの精度を上げる教材として使われることです。学習に使われる場合に起きることと起きないことは、次の3つです。

  • 会議の音声や文字起こしが提供会社のサーバーに残る
  • 品質を確かめる目的で提供会社の担当者が中身を見る場合がある
  • 入力した内容がそのまま他社の画面に表示されることはない

反対に、学習に使わないと明記しているサービスでは、処理が終わった音声を残さないか、保存する期間を区切っています。LINE WORKS AiNoteのフリープランとGoogle AI Studioの無料枠は、どちらも「学習利用あり」と案内されています。

自社の会議をAIに対する教材として差し出してよいかが、無料で使うときの判断の基準です。実際の扱いはサービスごとに違うので、次の4つを公式の記載で確かめてください。

確かめる項目見るところ
入力データの学習利用料金ページとプラン比較表
プラン間の扱いの違い無料プランと有料プランの記載
設定で変えられる範囲ヘルプページの設定項目
社外に出せない情報の扱い利用規約とプライバシーポリシー

設定で必ず切れるとは限らないので、無料で試す会議は社外秘を含まないものから始めてください。学習利用の記載を読んだうえで、無料で試す範囲を決めておくと安心です。

参考:LINE WORKS|AiNote フリープラン

参考:Google|Gemini API の料金

話者の分離まで無料で使えるかを見る

議事録の読みやすさを決めるのが、誰の発言かを分ける話者の分離です。発言者が分かれていないと、決定事項と個人の意見が混ざり、あとから担当を追えません。前述の3つを、無料での対応だけで並べると以下のとおりです。

サービス無料での話者の分離
LINE WORKS AiNote公式の料金表で確かめる(自動話者認識は企業向けプランのみ)
Notta無料プランで話者識別に対応
Googleドキュメントの音声入力対象外(発話の入力用)

決定事項と担当者を残したい定例会議では、話者が分かれるサービスだと転記の手間が減ります。無料の範囲で話者が分かれるかは、議事録の使い道に合わせて確かめてみてください。

期間が過ぎたあとの費用まで確認する

無料トライアルを使うときは、期間が終わったあとの月額まで先に確認しておきます。試用が終わってから金額を知ると、社内の稟議をやり直す流れになります。確認する項目と見るところは下の表のとおりです。

確認する項目見るところ
無料期間の長さ料金ページの注記
期間終了後の月額年間プランと月払いの差
契約の単位1IDあたりか1社あたりか
自動更新の有無解約の申し出期限

前述のとおり、Nottaのプレミアムは年間プランで月1,185円(税込)です。使う人数分の年額まで計算しておくと、社内へ出す数字がそろいます。無料で始める段階から切り替え後の費用まで見ておくと、社内で通しやすい候補を選べます。

参考:Notta|料金プラン

無料のAI議事録を社内で使うルールの決め方

無料のAI議事録を社内で使うときに決めておきたいルールは、以下の6つです。

  • 録音の同意は会議の冒頭で取る
  • AIに入力してよい情報の線引きを決める
  • 議事録に残す項目をそろえる
  • 議事録を公開する前の承認者を置く
  • うまくいった指示文を全社で共有する
  • 指示文を作れる社員を社内で育てる

無料のツールでも、使い方のルールを先に決めておくと社内の合意を取りやすくなります。こちらも1つずつ解説していきます。

録音の同意は会議の冒頭で取る

録音の同意は、会議の冒頭で参加者全員に取っておくと進めやすいです。確認したいのは録音の可否だけでなく、AIに文字起こしをさせてよいかまで含めた範囲になります。冒頭の声かけは、以下のように短くまとめれば十分です。

社外の人が同席する会議では、本題に入る前に同じ内容を伝えておきます。何に使うかまで言葉にしておけば、あとで確認を求められても説明に困りません。先に伝えるひと手間で、無料のAI議事録を社内で進めやすくなります。

AIに入力してよい情報の線引きを決める

無料のAI議事録を社内で使う前に決めておきたいのが、入力してよい情報の線引きです。前述のとおり、無料で使えるサービスの中には、入力した内容をAIサービスの学習に使うと公表しているものもあります。

例えばGoogle AI Studioは、全提供地域で無料で使えるサービスです。公式の料金ページには「無料枠の入力内容を製品の改善に使う」と明記されています。

LINE WORKS AiNoteのフリープランにも、データの学習利用があります。入力してよい情報の分け方は以下のとおりです。

情報の種類入力の可否
社外に公開している情報制限なく入力できる範囲
社内の一般的な議題入力してよい範囲を自社で設定
取引先の名前が出る会議社名を伏せるかを事前に決定
個人情報を扱う会議入力を避けて手元のメモで記録
未公表の数字や人事の話無料版では入力を控える扱い

可否の欄は、自社の取り扱い基準に合わせて決めてください。線引きを先に決めておけば、無料のままでも社内で安心して使い続けられるでしょう。

参考:Google|Gemini API の料金

議事録に残す項目をそろえる

議事録に残す項目は、部署が違っても同じ並びにそろえるのが基本です。項目が人によって変わると、あとから決定事項を探すのに時間がかかります。そろえておきたい項目と書く内容の例は以下のとおりです。

項目書く内容の例
決定事項会議で合意した結論と適用の範囲
次にやること決定を実行するための作業
担当者作業を進める人の氏名または部署
期限作業を終える日付
保留事項結論が出ず次回に回した議題

保留事項まで残しておくと、次回の会議で議論を再開しやすいです。項目が決まっていれば、AIへの指示も「5つの項目に分けて整理して」と短く伝えられます。項目をそろえるルールを1つ決めておくと、無料のAI議事録でも社内で読み返せる記録が残ります。

議事録を公開する前の承認者を置く

議事録を配る前に、内容を承認する人を決めておきましょう。AIが作った文章をそのまま配ると、誰が内容に責任をもつのかがあいまいになります。会議の種類ごとに承認する人を決めた例は以下のとおりです。

会議の種類承認する人
部署内の定例会議会議を主催した担当者
部署をまたぐ会議各部署の管理職
取引先が同席した会議案件の責任者
経営に関わる会議役員または経営者

承認する人が1人に集中すると確認が滞るので、会議ごとに分けておくと回りやすいです。取引先が同席した会議の議事録は、相手にも共有する前提で案件の責任者が目を通します。承認の順番まで決めておけば、無料のAI議事録を社外へ出すときにも迷いません。

うまくいった指示文を全社で共有する

うまくいったAIへの指示文は、作った人の手元に置かず全社で共有しましょう。同じ会議を担当する社員が、別の指示文をゼロから考える手間を減らせます。例えば、長い会議の文字起こしから決定事項だけを抜き出す指示文は以下のとおりです。

共有フォルダには指示文と、使った会議の種類を1行添えて置いておきます。うまくいった指示文が増えるほど、無料のAI議事録の仕上がりは社内全体でそろっていきます。

指示文を作れる社員を社内で育てる

無料のAI議事録を社内で続けるうえで効いてくるのが、指示文を作れる社員の存在です。使い方を知っている社員が1人だけだと、休みや異動が重なった会議で議事録の質が落ちます。社内で育てる方法は以下の3つです。

  • 月1回うまくいった指示文を持ち寄る場を作る
  • 部署ごとに相談を受ける推進役を設置する
  • 効果のあった例をまとめた社内の手順書を作成する

持ち寄る場は30分ほどで十分で、うまくいった例を1人1つ話すだけでも参考になります。小さな場づくりから始めて、無料のAI議事録を扱える社員を社内で増やしていきましょう。

AI議事録の無料利用に関するよくある質問

最後に、AI議事録の無料利用についてよくある質問に答えていきます。

ChatGPTだけで議事録は作れる?

文字起こし済みのテキストを貼って整えてもらう使い方なら、無料のままでも議事録を作れます。会議の発言をそのまま貼り付け、決まったことと次にやることに分けてもらう流れです。

一方、録音した音声ファイルをそのまま渡せるかは、プランや時期によって扱いが違います。録音から始めるなら、文字起こしができるツールで文章にしてから渡す方法が、無料でも進めやすいです。

参考記事:ChatGPTで文字起こしから議事録まで作る方法|社内で使う基準も解説

無料プランは社内の何人まで使える?

時間や回数の上限とは別に、人数の数え方も確認しておきましょう。無料枠が1人あたりなのか社内の合計なのかで、試せる会議の本数に差が出ます。前述の2つのサービスについて、無料枠の数え方は以下のとおりです。

サービス無料で使える人数枠の数え方
LINE WORKS AiNote最大30人1サービス環境で共有(社内の合計)
Notta1アカウントのみアカウント単位(共有しない)

AiNoteのフリープランは最大30人まで登録でき、月300分は全員で分け合います。使う人が増えるほど1人あたりの時間は短くなるので、まずは会議の多い部署から試すと配分しやすいです。

Nottaの無料プランは1アカウントのみで、社内の複数人で試すなら各自が無料アカウントを登録します。

参考:LINE WORKS|AiNote フリープラン

参考:Notta|料金プラン

議事録に保存の義務はある?

一般の社内会議の議事録には、法令上の備え置きの義務はありません。一方、会社法は株主総会と取締役会の議事録について、期間と場所を定めています。会社法上の決まりを以下にまとめました。

議事録の種類備え置く期間と場所
株主総会の議事録株主総会の日から10年間・本店
株主総会の議事録の写し株主総会の日から5年間・支店
取締役会の議事録取締役会の日から10年間・本店

該当する会議がある会社は、AIが作った文章を確認・修正したうえで正式な議事録として残しましょう。通常の社内会議は、保存する期間と置き場所を社内で決めておけば、無料のツールでも運用できます。

参考:e-Gov法令検索|会社法

まとめ|自社に合う無料のAI議事録を試そう

さっそく、自社に合う無料のAI議事録を試していきましょう。紹介した4つの作り方から自社に合うものを選ぶまでの流れは、以下のとおりです。

  1. 完全無料・無料プラン・無料トライアルの違いを押さえる

  2. 自社の契約に含まれる機能を確認する

  3. 無料枠のあるツールか録音と無料のAIで始める

  4. 入力してよい情報の線引きを社内で決める

最初から全社に広げる必要はなく、週1回の定例会議など1つの会議だけで試せば十分です。文字起こしの精度と要約の使いやすさを確かめてから、部署の打ち合わせへ広げていきましょう。

とはいえ、指示文を作れる社員が社内にいないと、無料のまま止まってしまう会社もあります。繰り返しですが、無料のAI議事録を続けられるかは、使いこなす人が社内にいるかにかかっています。

クラウドワークス アカデミーの「AI活用研修」は、講師が自社のオフィスを訪問し、パソコンが得意でない社員にもゼロから教える企業向けの研修です。人材開発支援助成金の要件を満たせば研修後に助成が支給され、1名あたりの実質負担は34,000円(税込)まで下がります。申請手続きは、ご希望の企業に提携の社会保険労務士をご紹介し(ご契約は貴社と社会保険労務士が直接結びます)、助成金の対象になるかの簡易診断は無料相談でできます。

まずは資料のダウンロードから、自社に合うかを確かめてみてください。この記事が、貴社の会議の時間を減らすきっかけになれば幸いです。

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