この記事の結論
生成AIの業務効率化は、時間がかかっている業務を1つ選び、無料版で試して手順書に残すところから始めます。
生成AIによる業務効率化は、時間がかかっている業務を1つ選ぶところから始まります。AIの機能から探すのではなく、いま手が止まっている仕事のほうから決めていく進め方です。
この記事では、生成AIに任せられる業務10選と部署別の使いどころ、給与照合やアンケート集計の短縮を見込む中小企業3社の事例、無料版で試してから社内に広げる5ステップ、効果の測り方と注意点を解説します。
※この記事は、企業向けのAI活用研修を提供している「クラウドワークス アカデミー」が監修しています。
生成AIで効率化できる業務10選
生成AIは、指示を出すと文章や表などを新しく作り出すAIです。業務効率化では、下書き・整理・照合・調べものを任せる道具として使います。パソコン上の決まった操作を繰り返すRPAと違い、生成AIには手順が決まっていない仕事も日本語の文章で頼めます。
RPAやAIエージェントとの違いは、AIエージェント研修とは？生成AI研修との違い・費用・助成金・選び方で整理しています。
生成AIを積極的に活用している中小企業でも、使い道はメールや議事録などの事務作業が中心です。商工中金が2026年1月に行った調査（6ページ）では、活用事例はメール・報告書・議事録の作成や要約が74.0%、デスクワークの作業支援・自動化が48.7%でした。
この記事で取り上げる10の業務は以下のとおりです。
| 業務 | 生成AIに任せる中身 |
|---|---|
| 1. 議事録作成 | 文字起こしを決定事項まで整理する |
| 2. メール・問合せの返信 | 用件を読み取って返信案を作る |
| 3. 日報・報告書 | 箇条書きのメモを定型に清書する |
| 4. 営業資料 | 評価基準を渡して添削させる |
| 5. 情報収集 | 複数のサイトを表で比較する |
| 6. アイデア出し | 案を出して基準で絞り込む |
| 7. マニュアル作成 | 業務フローを手順書にする |
| 8. 表計算・数値の照合 | エラーの直し方と差異を見つける |
| 9. アンケート分析 | 自由記述を分類して集計する |
| 10. 毎月の集計レポート | 数字の変化を読み取って報告文にする |
どの業務も特別なシステムは要らず、ブラウザで日本語の指示を出すだけで試せます。
共通して守りたいのは、入力する情報の線引きです。氏名や住所などの個人情報、取引先の社名や契約の単価といった機密情報は、社名を伏せる・数字を消すなど、渡す前にひと手間かけてください。線引きの決め方は記事の後半で解説します。
1. 議事録作成｜文字起こしを決定事項まで整理する
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 任せる作業 | 文字起こしの要約と決定事項の抜き出し |
| 指示文の例 | 「会議の文字起こしを貼ります。決定事項・担当者・期限の3項目で議事録にまとめてください」 |
| 人が確認する点 | 決定事項の書き方が当日の合意と食い違っていないか |
録音の音質が悪いと発言者を取り違えるので、参加者の名前を先に伝えておくと精度を上げやすいです。
会議の回数が多い会社ほど、削減できる時間も積み上がります。
2. メール・問合せの返信｜用件を読み取って返信案を作る
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 任せる作業 | 用件の読み取りと返信案の作成 |
| 指示文の例 | 「このメールに、納期の延長をお願いする返信を丁寧な口調で2案作ってください」 |
| 人が確認する点 | 日付・金額・約束した条件が原文と合っているか |
断りや催促など、書き出しに迷うメールほど時間の差が出ます。
口調を指定しないと、社外に出すには硬すぎる文面になりがちです。
顧客からの問合せも同じ要領で、自社の対応方針を先に渡しておけば、誰が対応しても近い水準の返信案が出やすくなります。
3. 日報・報告書｜箇条書きのメモを定型に清書する
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 任せる作業 | 箇条書きのメモを定型の日報に整える |
| 指示文の例 | 「以下のメモを、作業内容・所要時間・明日の予定の3項目で日報にしてください。メモにない内容は足さないでください」 |
| 人が確認する点 | メモになかった情報が書き足されていないか |
文章を整える過程でAIがそれらしい説明を足す場合があるため、提出前にメモと見比べてください。
書くのが苦手な社員ほど、日報にかける時間を減らせます。
4. 営業資料｜評価基準を渡して添削させる
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 任せる作業 | 資料の構成チェックと不足している内容の指摘 |
| 指示文の例 | 「この提案書を、価格・導入効果・導入までの流れの3点で採点し、足りない内容を指摘してください」 |
| 人が確認する点 | 指摘のうち自社の商習慣に合わないもの |
白紙から作らせるより、できあがった資料を評価させるほうが効果は出やすいです。評価の軸を渡さないと当たり障りのない感想しか返ってこないので、課題分析の深さ・提案の具体性・予算の妥当性のように具体的な言葉で渡します。
5. 情報収集｜複数のサイトを表で比較する
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 任せる作業 | 複数のサイトから集めた内容を比較軸ごとに並べる |
| 指示文の例 | 「以下の3社の料金ページの内容を貼ります。料金・契約期間・サポート範囲で比べた表にしてください」 |
| 人が確認する点 | 表の数値が各社の公式サイトの記載と一致しているか |
情報収集は調べる作業より、集めた内容を並べ直す作業に時間を取られやすいです。比較軸を先に指定し、候補を3〜5社に絞って渡せば、1回のやり取りで比べ終わります。
6. アイデア出し｜案を出して基準で絞り込む
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 任せる作業 | 案の量産と、基準に沿った絞り込み |
| 指示文の例 | 「30代向けの新商品の案を20個出し、費用の安さと早く始められることで上位5つに絞ってください」 |
| 人が確認する点 | 残った案が自社の人員と予算で回せるか |
人だけで案を出す会議は、前半が案を並べる時間で終わりがちです。絞り込みの基準を先に決めておくと、選ぶ話し合いにも時間をかけずに進められます。
7. マニュアル作成｜業務フローを手順書にする
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 任せる作業 | 手順のメモを初めての社員でも読める手順書に整える |
| 指示文の例 | 「以下の作業の流れを、初めて担当する社員が読んで進められる手順書にしてください」 |
| 人が確認する点 | 画面や書類の名称が実際のものと合っているか |
ベテランしか知らない手順ほど、文章にする時間が取れず後回しになりがちです。作業の流れを口頭で説明した内容を渡すと、AIが抜けている工程を質問として返してくれるので、最初の1本ができるまでの時間を短縮できます。
8. 表計算・数値の照合｜エラーの直し方と差異を見つける
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 任せる作業 | 数式のエラーの原因の説明と、2つの表の突き合わせ |
| 指示文の例 | 「Excelで作った以下の数式がエラーになります。原因と、直した数式を教えてください」 |
| 人が確認する点 | 直した数式で結果が合うか、照合で出た差異が実際の誤りか |
数式の意味も日本語で説明してくれるため、次に同じエラーが出たときは自分で直せます。
給与データと勤怠記録のように2つの表を突き合わせる照合も、観点を伝えれば差異と要確認点を書き出してくれます。
9. アンケート分析｜自由記述を分類して集計する
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 任せる作業 | 自由記述の分類と、分類ごとの件数の集計 |
| 指示文の例 | 「以下の自由記述を似た内容ごとに分類し、分類名と件数の表にしてください」 |
| 人が確認する点 | どの分類にも入らなかった記述の扱い |
回答が100件を超える調査ほど、手作業との時間の差が出ます。
分類名が抽象的すぎるときは、価格や接客など見たい観点を指定し直してみてください。
10. 毎月の集計レポート｜数字の変化を読み取って報告文にする
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 任せる作業 | 集計表からの変化の読み取りと、報告文の下書き |
| 指示文の例 | 「先月と今月の売上の集計表を貼ります。増減が大きい項目を3つ挙げ、報告書の文章にしてください」 |
| 人が確認する点 | 増減の理由づけが現場の事実と合っているか |
毎月同じ形式で出す報告資料は、渡す表と出したい項目が毎回同じなので、指示文を一度作れば使い回せます。
AIは数字の変化は読めても理由までは知らないので、理由の部分は担当者が書き足します。
部署別に見ると任せられる業務
部署ごとに時間がかかっている業務は違うため、使いどころも部署ごとに探すと見つけやすくなります。クラウドワークス アカデミーのAI活用研修で職種別に設けている題材を、部署別の業務例として並べました。
| 部署 | 生成AIに任せる業務の例 |
|---|---|
| 営業・企画 | 提案資料の構成づくり・社外向け文書・定型書類 |
| 事務・バックオフィス | 書類チェック・表計算・PDFの表のデータ変換 |
| 経理・労務 | 数値の照合・定型書類・経費や勤怠の社内問合せ対応 |
| 製造・建設の現場 | 議事録・分かりやすい説明資料・画像や手書き資料の読み取り |
| マーケティング・広報 | 記事やSNSの文章・企画案・販促物 |
| カスタマーサポート | 返信案づくり・よくある質問集の整備 |
| データ活用・レポート | 毎月の集計とグラフ化・報告資料 |
| 人事・採用 | 求人原稿・面接記録の整理・社内文書 |
自社の部署の列を見て、10選のどれに近いかを当てはめると、最初に任せる業務を決めやすいです。
生成AIで業務効率化を進めた中小企業3社の事例
生成AIで業務時間を減らす道筋をつけた中小企業3社の事例を紹介します。いずれもクラウドワークス アカデミーのAI活用研修を受けた会社です。
| 企業名 | 効率化の対象 | 見込んでいる効果 |
|---|---|---|
| あかちゃんとこどものクリニック | 給与照合 | 2日かかっていた作業が30分で処理できる見込み |
| ローカルライフ | アンケートの自由記述の集計 | 2〜3週間かかっていた作業が1週間程度になる想定 |
| Koto | 営業資料の作成 | AIに任せる範囲と人が担う範囲の線引きが明確に |
あかちゃんとこどものクリニック｜給与照合が丸2日から30分になる見込み
従業員40〜50名のあかちゃんとこどものクリニックは、ツール自体は導入していたものの、日々の業務でどう活かすかは手探りの状態でした。
給与照合は、毎月の給与データと勤怠の記録を突き合わせる作業で、人数分の確認が必要になります。ダブルチェックを含めると2日、繁忙期には3日近くかかっていました。
研修後は、情報をそろえてアップロードするだけで30分で処理できる見込みで、約16時間の削減にあたります。
研修は最初からClaude Codeを扱う内容でした。
受講した看護部門の管理者は、費用対効果について「一人あたりの人件費で考えると分かりやすいです」と話しています。
パソコンが苦手な専門職が多い現場についても「会話ができるなら、その会話の相手がパソコンになるだけです」「この研修はプログラミングの知識も数学の知識も要りません。国語力の方が大事なくらいです」と語っています。むしろ言葉を扱うのが得意な社員のほうが、生成AIとは相性がよいとも語っています。
患者情報を扱うため入力の線引きには慎重にならざるをえない業界でも、業務を1つに絞って任せ方を覚えれば、まとまった作業時間を減らす道筋が見えてきます。
参考：クラウドワークス アカデミー｜あかちゃんとこどものクリニックの導入事例
ローカルライフ｜アンケート集計が2〜3週間から1週間になる想定
株式会社ローカルライフは、在宅ワークの斡旋・コワーキングスペースの運営・塾の運営・行政施設の管理運営を手がける従業員13名の会社です。
アンケートの集計にはこれまで2〜3週間かかっていました。社員の約半数はChatGPTに触れた経験がありましたが、どう聞けばよいか分からず、誤った情報の精査にも手間がかかって実務では使いきれていませんでした。
研修で自由記述の集計をAIで処理できると分かり、1週間程度で終えられるだろうという想定に変わりました。
機密情報の扱いへの不安もブレーキになっていましたが、セキュリティの設定を学び、どこまで入力してよいかの判断がつくようになっています。
AI活用研修では、アンケート集計に加えて見積書の作成や報告書のチェックも題材にしており、次に任せられる業務として見えてきました。
代表取締役は、対面の研修について「講師とのやり取りの中で探っていける」と話しています。
参考：クラウドワークス アカデミー｜株式会社ローカルライフの導入事例
Koto｜言語化できる範囲がAIに任せられる範囲だと分かった
合同会社Kotoは、都市部の企業から業務を受託し、長野県駒ヶ根市の市民スタッフによるテレワークで回すアウトソーシング事業を営んでいます。
代表はすでにAIを日常的に使いこなしていましたが、学び方はネット検索による独学が中心で、人から教わったことは一度もありませんでした。
営業資料の作成を題材に受講し、研修で新しく知ったツールとしてClaude Codeを挙げています。
いちばんの収穫は、人が無意識に使っている経験や社内の事情を言葉にして渡さなければAIは同じ判断ができない、つまり言語化できる範囲がそのままAIに任せられる範囲になるという気づきでした。独学では届かなかった気づきを得て、AI活用による業務改善の支援へ事業を広げる方向にも確信をもてています。
すでにAIを使えている会社でも、任せる範囲を決め直すと業務効率化の余地はまだ見つかります。
参考：クラウドワークス アカデミー｜合同会社Kotoの導入事例
中小企業の生成AI導入はどこまで進んでいるか
中小企業でも、生成AIを業務に取り入れる会社は珍しくなくなりました。中小企業基盤整備機構が全国の中小企業10,000社に行った調査（令和7年11月17日〜12月12日・有効回答1,668社、2026年3月公表）の1ページでは、AIの導入状況は以下のとおりです。
| 区分 | 割合 |
|---|---|
| AIを導入済み | 20.4% |
| 導入予定・検討中 | 18.6% |
| 導入済み企業のうち生成AIを利用 | 82.6% |
| 導入率が高い部門（総務・管理） | 68.3% |
導入済みと検討中を足すと39.0%で、4割近い会社がAIの活用に前向きです。導入した会社の多くが使っているのは生成AIで、AIの導入率を部門別に見ると、総務・管理の68.3%に営業・販売・サービスの60.3%、経営・企画の58.5%が続きます。
同じ調査の2ページによると、導入の目的は「業務効率化／作業時間の短縮」が87.0%で1位、効果でも83.2%の企業が「業務効率化・作業時間の短縮」を挙げました。「人手不足対応」の効果を挙げた企業も33.9%あります。
総務省の令和8年版情報通信白書（7ページ）では、業務で生成AIを利用している日本企業が2024年度調査の55.2%から2025年度調査の86.4%まで伸びています。
※白書は大企業を含む企業向けの国別調査で、1つ以上の業務で使った経験を聞いた数字です。会社としてAIを導入したかを尋ねる中小機構の調査とは、導入の定義が違います。
生成AIで業務効率化するメリットと限界
導入した企業が挙げる効果と、生成AIの性質として苦手なことを並べました。
| メリット | 限界 |
|---|---|
| 作業時間が減って人手不足を補える。効果に挙げた企業は、業務効率化・作業時間の短縮が83.2%、人手不足対応が33.9% | 事実と違う内容がもっともらしく混ざる（ハルシネーション）。日付・社名・法令の名称のような細部で誤りが出るため、社外に出す文書は人が最後に目を通す |
| 担当者ごとのばらつきが減る。同じ指示文なら誰が作っても近い形式の下書きが出やすい。効果に品質向上を挙げた企業は30.6% | 同じ指示でも毎回同じ答えとは限らない。一言一句そろえたい帳票は、出てきた文章を人が形式に整える |
| 属人化していた仕事を引き継ぎやすくなる。口頭で説明した流れから手順書のたたき台を作れる | 現場の作業そのものは変わらない。製造・施工・処置のように体を動かす作業は短縮できず、その前後の事務作業が対象になる |
| 社員が企画などの仕事に時間を使える。付加価値創出の効果はAI導入企業22.3%、IT導入企業7.4% | 社内にしかない情報は渡さないと答えられない。判断の基準を言葉にできる範囲が、任せられる範囲になる |
数十名規模の会社でも、生成AIで業務を効率化する動きは広がっています。
次は、自社で始めるまでの手順を見ていきましょう。
生成AIで業務効率化を始める5ステップ
生成AIで業務効率化を始めるまでの流れは、次の5つのステップです。
時間がかかっている業務を書き出す
30分以上かかる業務を3つ以上洗い出し、いちばん時間が長いものを1つ選ぶ
AIに任せる作業と人が確認する作業を分ける
数字・金額・社外に出す文面の3つは人が確認すると決めておく
まず自分の業務で生成AIを無料の範囲から試す
自分が毎日やっている業務を、無料で使える範囲の生成AIで試す
うまくいった指示文を手順書に残す
うまくいったときの指示文を、書き直さずにそのまま手順書に貼り付けておく
生成AIを担当業務の別の作業にも広げる
渡す材料と確認の観点が似ている作業に、同じ指示の型を当てはめる
ツールを決めるところからではなく、時間がかかっている業務を洗い出すところから進めると遠回りになりません。
1. 時間がかかっている業務を書き出す
機能から入ると自社の仕事に当てはまる場面が見つからず、試すだけで終わってしまいます。商工中金の調査（9ページ）でも、生成AIを導入する以前の課題は「具体的な活用場面が不明」が35.6%で最多でした。
書き出すときの記入例は以下のとおりです。
| 業務 | かかっている時間 |
|---|---|
| 会議の議事録づくり | 1回60分・週2回 |
| 取引先へのメールの返信 | 1日30分 |
| 月末の請求書の確認 | 月4時間 |
| 求人票や案内文の作成 | 1件2時間 |
| アンケートの自由記述の集計 | 1回2日 |
30分以上かかる業務を3つ以上洗い出せたら、その中でいちばん時間が長いものを1つ選びます。担当者が数人いる業務は、1人ずつ所要時間を聞いて合計してみてください。
2. AIに任せる作業と人が確認する作業を分ける
線引きのないまま使い始めると、事実と違う内容が社外に出てしまう可能性があります。10選の各表にある「人が確認する点」のように、数字・金額・社外に出す文面の3つは人が確認すると決めておくと、判断に迷いません。
社内にAIに詳しい社員がいない場合は、研修会社に、同じ業務でどこまでAIに任せている企業が多いかと、人が確認する項目の決め方を聞いてみましょう。
3. まず自分の業務で生成AIを無料の範囲から試す
書き出した業務のうち自分が毎日やっているものを、無料で使える範囲の生成AIで試します。先に自分で試しておけば、社内に広げたときに質問されても、指示の出し方も確認すべき点も自分の経験で答えられます。
代表的なツール3つの無料でできる範囲と、有料プランの料金（1ユーザーあたり月額）は以下のとおりです。料金は2026年10月17日に各社の公式ページで確認したもので、見直されることがあるため、申込み前に最新の表示を確かめてください。
| ツール | 無料でできる範囲 | 有料プラン（1ユーザーあたり月額） | 公式サイト |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | テキストチャットは無制限（アップロード・画像作成・Deep Researchなどは上限あり） | 個人：Go 1,400円・Plus 3,000円・Pro 16,800円〜。法人：Business スタンダードシート 3,050円（年額課金。月額課金は3,850円）、2〜200名。Enterprise はカスタム価格 | chatgpt.com/ja-JP/pricing |
| Claude | チャット、ウェブ検索、ファイル作成、メモリ、プロジェクト5つまで | 個人：Pro 月払い20ドル（年払いは月17ドル）。法人：Team 1席 月払い25ドル（年払いは月20ドル）、2〜150席。料金はドル建ての表示のみ | claude.com/pricing |
| Gemini | Geminiアプリの無料利用枠 | Google Workspaceの料金にGeminiを含む。Starter 800円・Standard 1,600円・Plus 2,500円（通常価格）。Starter はGmailのGeminiは使えるが、ドキュメント・スプレッドシートのGeminiは対象外 | workspace.google.com/intl/ja/pricing |
ChatGPTは無料版でテキストチャットを無制限に使えるので、最初に試すツールとして選びやすいです。Claudeはプロジェクト機能で定型の指示文を登録でき、GeminiはGmailやドキュメントなどGoogleのサービスの中で使えます。
無料版で足りない場合は、まず1〜2名だけ有料にして業務が止まらなくなるかを確かめる方法もあります。使う社員が増えてきたら、入力内容を学習に使わない扱いが既定で、管理者が全員分をまとめて管理できる法人向けのプランが候補になります。
試すときは、週1回以上やっている業務を選び、過去の完成物を1つ手元に置いて、AIの答えと見比べてください。思ったとおりの答えが出なくても、指示の出し方を1〜2回変えるだけで結果が変わる場面は多いです。
4. うまくいった指示文を手順書に残す
頭の中に置いたままだと、次に同じ業務が来たときに一から指示を考え直す手間が毎回かかります。
書き上がった手順書は、以下のような形です。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 使う場面 | 定例会議の議事録づくり |
| 渡す材料 | 録音の文字起こしと当日の議題 |
| 指示文 | 「文字起こしを貼ります。決定事項・担当者・期限の3項目で議事録にまとめてください」 |
| 人が確認する点 | 担当者名と期限が当日の合意と合っているか |
指示文は書き直さず、うまくいったときの文章をそのまま貼り付けておくのがコツです。言い回しを整えるとAIが返す結果まで変わり、初めて使う社員が同じ答えにたどり着けなくなります。
置き場所は、社内でふだん使っているファイル置き場やチャットのピン留めでかまいません。
手順書に残した時点で、その業務は自分だけの工夫から、誰でも繰り返せる作業へ変わります。
5. 生成AIを担当業務の別の作業にも広げる
1つの業務で通用した指示の型は、渡す材料と確認の観点が似ている作業ほどそのまま当てはまります。議事録づくりの指示文を手順書に残した場合、次のような広げ方ができます。
| 広げる先の作業 | 元の指示文から変えるところ |
|---|---|
| 打ち合わせの記録づくり | 変えずにそのまま使える |
| 朝礼メモの要約 | 「決定事項」を「共有事項」に変える |
| 顧客訪問の報告書づくり | 出したい項目を報告書の様式に合わせる |
| 会議のあとの共有メール | 文末を社内向けの言い回しに変える |
担当業務の中でAIに任せられる作業が増えてきたら、削減できた時間を数字で確かめる段階へ進みましょう。
毎月決まった手順で動く作業なら、AIエージェントとして自動で動かす選択肢もあります（AIエージェント研修とは？生成AI研修との違い・費用・助成金・選び方）。
業務効率化の効果を数字で測る方法
生成AIを使い始めた会社がつまずきやすいのが、効果を数字にする工程です。商工中金の調査（9ページ）では、生成AI導入後の課題として「導入効果が測定できず、成果が見えにくい」を挙げた企業が21.3%ありました。
測り方は、作業の前後で時間を計り、削減分を人件費に換算し、使っている社員の数とあわせて毎月記録する、の3つです。どれも専用の集計システムは要らず、表計算ソフト1枚で記録できます。
作業の前後で時間を計って削減分を出す
生成AIを使う前と後で同じ業務の時間を計り、1回あたりの差に月の回数と担当した人数をかけて出します。
| 測る項目 | 記録の例 |
|---|---|
| 対象の業務 | 毎週の定例会議の議事録作成 |
| 導入前の1回あたりの時間 | 90分 |
| 導入後の1回あたりの時間 | 20分 |
| 実施した回数 | 月4回 |
| 記録した人 | 総務2名 |
| 1回あたりの削減時間 | 90分 − 20分 ＝ 70分 |
| 月あたりの削減時間 | 70分 × 4回 × 2名 ＝ 560分（約9時間） |
総務省の令和8年版 情報通信白書（10ページ）には、不動産や介護などを営む中小企業の例が載っています。各事業部門の課題を起点に1年間検討し、全10事業部の合計で年間2,247時間の削減につながったと報告されました。
1件ずつの記録は小さく見えても、部署ごとに足し上げれば年間の削減時間として説明できます。
削減した時間を人件費に換算する
時間のままでは部署ごとの重みが伝わりにくく、金額にすると判断の材料になります。前述の議事録作成を、月給40万円の社員2名が月4回担当している場合で計算してみましょう。
| 項目 | 計算 | 金額 |
|---|---|---|
| 1時間あたりの人件費 | 月給40万円 ÷ 月160時間 | 2,500円 |
| 1回あたりの削減時間 | 90分 − 20分 | 70分 |
| 月あたりの削減時間 | 70分 × 4回 × 2名 | 560分（約9時間） |
| 月あたりの削減額 | 560分 ÷ 60 × 2,500円 | 約23,000円 |
| 年あたりの削減額 | 約23,000円 × 12か月 | 約28万円 |
社会保険料などの会社負担は含んでいないため、実際の削減額はもう少し増えます。前提が変われば金額も変わるので、対象の人数と月の回数は必ず書き添えてください。
浮いた時間の使い道まで記録しておくと、効果の説明に厚みが出ます。中小機構の調査（2ページ）では、AIの導入で「付加価値創出」の効果があったと答えた企業は22.3%で、IT導入で同じ項目を挙げた7.4%を約15ポイント上回りました。
使っている社員の数を毎月あわせて見る
AIを使う社員が減れば削減時間も元に戻るため、時間だけを追っても効果が続いているのかはつかめません。
月1回の短いアンケートで、月に1回以上使った社員・週に1回以上使った社員の人数と、手順書どおりに進んだ業務の数を数えておきます。
人数が減った月は、担当が変わっていないか、手順書が実際の作業と合っているかを見直してみてください。
生成AIで業務効率化するときの注意点
生成AIを業務に取り入れた企業がつまずきやすいのは、社内のルールづくりです。商工中金の調査（9ページ）では、生成AI導入後の課題として「社内ルールや方針整備が追い付かない」が25.1%で最多でした。別の質問項目では「情報管理やセキュリティの不安が大きい」も21.0%あります。
先に決めておきたいのは、入力してよい情報の範囲・学習に使われない設定・社外に出す前の確認の3つです。
生成AIに入力してよい情報の範囲を決める
範囲が決まっていないと、社員は自分の判断で入力してよいのか迷い、生成AIを使うのをためらいます。先ほどのあかちゃんとこどものクリニックも、患者情報を扱うため入力の線引きには慎重にならざるをえないと話していました。
IPAの「情報セキュリティ10大脅威 2026」でも、組織向けの脅威の3位に「AIの利用をめぐるサイバーリスク」が入りました。
業種を問わず使い分けやすい線引きを以下にまとめました。
| 入力してよい情報 | 入力しない情報 |
|---|---|
| 公開済みの自社サービスの説明文 | 氏名・住所などの個人情報 |
| 社外に見せても差し支えない業務手順 | 取引先の社名や契約の単価 |
| 数字を伏せた会議のメモ | 未公開の新商品や出店の計画 |
| 社名を消した過去の見積書 | 社外秘のマニュアルや図面 |
迷ったときは、社外の人に見せられる情報かを基準にすると線を引きやすいです。
入力内容がAIの学習に使われない設定にする
学習に使われない設定になっているかで、社内の資料を扱ってよい業務の範囲が変わります。ChatGPT・Claude・Geminiは、無料版や個人向けプランでも設定で学習への利用をオフにできます。
| ツール | 個人向けプランでの設定 |
|---|---|
| ChatGPT | 設定で「コンテンツをモデルの学習に使用」を無効にできる |
| Claude | 設定でチャットをモデルの改善に使うかを選べる。シークレットチャットは学習に使われない |
| Gemini | 「アクティビティの保存」をオフにすると以後のチャットはモデルの改良に使われないが、人によるレビューの対象になることがあり、72時間は保持される |
法人向けのプラン（ChatGPT Business・Claude Team・Google Workspace）は、はじめから入力内容を学習に使わない扱いで、管理者が全員分をまとめて管理できます。
参考：OpenAI｜ChatGPT の料金・Anthropic｜Is my data used for model training?・Google｜Gemini アプリのヘルプ（データの扱い）
ただし、設定を変えたからといって危険がなくなるわけではありません。利用規約や仕様は提供元の判断で見直されるので、社員に配るルールは「設定を確認したうえで、個人情報と機密情報はそもそも入力しない」の2段構えにしておくと安全側に倒せます。
生成AIの文章は社外に出す前に確認する
生成AIは事実と違う内容を自信のある書き方で混ぜてくる場合があり、日付・社名・法令の名称のような細部で誤りが出ます。また、学習したデータをもとに作るため、既存の作品と表現が似る場合もあります。
社外に出す前に確かめたい項目は以下のとおりです。
- 引用した数値や事実の出典
- 既存の作品と似た表現の有無
- 他社の社名やロゴの混入
似た表現の有無は、無料のコピペチェックツール（CopyContentDetector）に通すとまとめて確認できます。ツールが判定するのはWeb上の似た文章の有無で、著作権を侵害しているかどうかの判断ではないため、迷う場合は法務部門や専門家に確認してください。
一部の社員しか使わない状態を変えるには
生成AIを使う社員を増やすには、個人任せの状態から抜け出す必要があります。商工中金の調査（4ページ）では、会社として導入はせず使用を個人の判断に任せていると答えた企業が64.9%で最多でした。
総務省の情報通信白書（9ページ）でも、生成AIによる業務変革に「組織的な取り組みはない」と答えた日本企業は27.0%で、米国1.4%・ドイツ4.9%・中国2.6%と比べると、会社として動けていない企業が目立ちます。
会社として動くときの起点は、ステップ4の手順書です。部署ごとに推進役を1人決めて手順書を集め、月1回持ち寄る場をつくると、経理で見つけた指示文が営業でも使えるのに誰も知らない、という状態を減らせます。
推進役の決め方や評価への反映など定着のコツはAI人材育成の5つのステップ｜方法3つと管理職の役割もあわせて解説で、研修後に使われなくなる原因はChatGPT研修とは？法人向けの内容・費用・助成金・選び方で解説しています。
社内に教えられる人がいないときは、外部の研修で全社の使い方をそろえる方法があります。総務省の白書（9ページ）では、生成AIの活用に必要なスキルを学ぶ環境があると答えた日本企業は39.9%で、米国の62.7%を下回りました。
中小機構の調査（2ページ）でも、AIの導入推進に必要な公的支援として「従業員向けの教育・研修」を挙げた企業は67.7%でした。
研修の費用には人材開発支援助成金を使える場合があり、条件は次のよくある質問で説明します。
生成AIの業務効率化に関するよくある質問
パソコンが苦手な社員でも生成AIを使えますか？
使えます。生成AIは文字を入力して話しかけるだけで動くため、特別な知識は要りません。
専門職の多いあかちゃんとこどものクリニックの看護部門の管理者も、会話ができるならその相手がパソコンになるだけで、プログラミングや数学の知識は要らないと話しています（上の導入事例を参照）。やりたいことを言葉で説明できる社員なら、自分の業務から効率化を始められます。
効果が出るまでどのくらいかかりますか？
1つの業務で試す段階なら、指示文を試して手直しする往復を数回こなせば手ごたえがつかめます。
部署や全社に広げる段階では、対象業務の洗い出しと社員への周知に時間がかかるため、月単位で見ておくと計画が崩れません。総務省の白書に載っている中小企業の例では、各事業部門の課題を起点に1年間検討して、年間2,247時間の削減に至っています。範囲を広げるほど期間は長くなるので、まず1つの業務から始めてください。
AI研修の費用に助成金は使えますか？
厚生労働省の人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）を使える場合があります。
中小企業の経費助成率は75%ですが、OFF-JTで実訓練時間が10時間以上あることなどの要件があり、令和8年8月3日以降に出す計画届では、職務に直接関連しない内容や職業人として共通して必要な内容は対象外です。対象になるのは、受講者の職務に直結する研修です。
対象コースと申請の手順はAI研修に助成金は使える？対象の条件・コースと申請手順【2026年度】にまとめています。自社が対象になるかの最終判断は、労働局や社会保険労務士に確認してください。
参考：厚生労働省｜人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）のご案内 令和8年8月3日版 13ページ・28ページ・38ページ
まとめ｜自社の業務を1つ決めて生成AIを試そう
最初の1つを決めてから広げるまでの手順は以下のとおりです。
- 時間がかかっている業務を書き出す
- AIに任せる作業と人が確認する作業を分ける
- まず自分の業務で生成AIを無料の範囲から試す
- うまくいった指示文を手順書に残す
- 生成AIを担当業務の別の作業にも広げる
全社で一斉に導入する必要はなく、いま時間がかかっている業務を1つ選ぶところから始められます。AIの機能から探すのではなく、手が止まっている仕事のほうから決めていくのが遠回りしないコツです。
どの業務から手をつければいいのか社内だけでは決めきれない会社は、クラウドワークス アカデミーの「AI活用研修」に相談してみてください。講師が貴社のオフィスに訪問し、事前のヒアリングで自社の業務に合わせた題材を用意して、パソコンの操作が苦手な社員の隣に座って教えます。
導入を決めていない段階でも相談できるので、まずは気軽に問い合わせてみてください。
