生成AI導入の6ステップ｜社内で導入が止まる4つの原因と導入の費用相場

「生成AIを導入したのに、社内で使われないまま止まっている…」

「何から手をつければいいのか、社内に詳しい人がいない…」

こういった悩みに答える記事です。この記事で分かることは以下のとおりです。

• 生成AI導入の6ステップ
• 生成AI導入が社内で止まる4つの原因
• 生成AI導入にかかる費用

生成AI導入は、ツールを配ることではなく、1つの業務で使える状態を作るところから始まります。任せる業務を1つに絞ると、効果を確かめやすくなります。

どの業務から始めればいいのか、決めきれませんよね？この記事を読むことで、自社で最初に任せる業務と、進めるときの手順が分かります。最初の1つを決めるつもりで、最後まで読んでみてください。

※この記事は、企業向けのAI活用研修を提供している「クラウドワークス アカデミー」が監修しています。

生成AI導入とは

生成AI導入といっても、どこまでを「導入」と呼ぶかは会社によって違います。ツールを契約してアカウントを配るところまでを指す会社もあれば、社員が業務で使えるようになるまでを指す会社もあるでしょう。

生成AIとは、言葉で指示を出すと文章や画像などを新しく作って返してくれるAIで、ChatGPTやGeminiが当てはまります。

この記事で導入として扱うのは、業務で使える状態までです。業務で使える状態とは何なのか、順に見ていきましょう。

生成AI導入はツールを配ることではない

生成AIの導入は、アカウントを配った時点では終わりません。ツールが手元にあっても、どの仕事をAIに任せるかは決まっていません。

例えば、経営陣が全社にアカウントを配っても、現場では「使い道を探す仕事が増えた…」と受け取られる場合があります。社員からすると、通常の業務に加えてAIを試す時間を自分で作る状態です。

生成AI導入は、ツールを配る段階ではなく、決めた業務を社員がAIに任せられる状態までを指します。

生成AIは文章・画像・音声でツールごとに得意が違う

得意な分野がツールごとに分かれるのも、生成AIを選ぶときに押さえたい点です。ChatGPTやGeminiのように複数の種類をこなすものもあれば、画像や音声に絞ったツールもあります。種類別にできることを以下にまとめました。

メールや議事録の下書きが多い会社は文章に強いツール、会議の録音が多い会社は音声に絞ったツールが候補になります。生成AI導入では、種類ごとの得意を先に知っておくと、ツール選びで迷いにくいです。

従来のシステム導入と違い使い道は自社で決める

会計ソフトのような従来のシステムと、生成AIでは導入の進め方が違います。従来のシステムは使う場面が決まった状態ですが、生成AIは使う場面が決まっていません。2つの違いを以下にまとめました。

生成AI導入でつまずきやすいのは、ツールを選ぶ段階ではなく使い道を決める段階です。使い道が決まると、生成AIで業務の何が変わるのかも見えてきます。

生成AI導入で得られる3つのメリット

生成AI導入で得られるメリットは、以下の3つです。

• 手作業にかけていた時間が減る
• 少人数でも回せる体制に近づく
• 空いた時間をチェックにあてて質が上がる

どれも新しい設備や多額の投資が必要なわけではなく、今ある業務の進め方を変えるところから始められます。1つずつ見ていきましょう。

手作業にかけていた時間が減る

手作業にかけていた時間は、生成AIに下書きや集計を任せるだけで短くなる場合があります。AIが引き受けるのは、文章や数字をゼロから作る工程です。手作業のうちAIに任せられる部分を以下にまとめました。

人が手をつけるのは、出てきた下書きを直すところからになります。任せられる業務が1つ増えるたびに、月あたりの作業時間はまとまって減っていくでしょう。

少人数でも回せる体制に近づく

人を増やさないまま今の仕事量をこなせる体制に近づけるのも、生成AI導入のメリットです。求人を出しても応募が集まらない状況では、今いる人数で仕事を回す前提に立つ必要があります。人手の面で変わる点は次の4つです。

パソコンが苦手な社員でも、AIが出した下書きに手を入れる役割から始められる場合があります。採用で人数を増やせない時期でも、今の体制のまま仕事量を受けきれるでしょう。

空いた時間をチェックにあてて質が上がる

作る時間が短くなった分は、できあがったものを確かめる時間に回せます。

作る作業に追われていると、見直しに回せる時間は短くなりがちです。余裕のない確認では、数字の取り違えや項目の抜けを見落としやすくなります。空いた時間は、次のような確認に回せます。

AIが自分の下書きの誤りを直してくれるわけではなく、増えるのは人が確かめる時間です。確認にあてる時間が増えるほど、社外に出す書類の精度は上がりやすくなります。

ここまでの3つは、社内で生成AIを使い続けられた会社に出てくるメリットです。

生成AI導入が社内で止まる4つの原因

生成AIを入れた後に社内で止まる原因は、以下の4つです。

• 想像していたよりAIの操作が難しいから
• AIに何を頼めばいいか分からないから
• 使う社員と使わない社員に分かれるから
• 秘密情報を入れてよいか判断できないから

研修の現場で受ける相談も、ツールの性能より使う人の側で起きる出来事に関するものがほとんどです。1つずつ見ていきましょう。

想像していたよりAIの操作が難しいから

AIの操作そのものが難しく、使い始めの段階で手が止まる社員は多くいます。会話の形で指示を出す画面はExcelやメールと操作の考え方が違い、慣れた手順が通じません。

Excelの関数を使いこなしている会社でも、AIについてはまだ全然知らなかったという声が出ています。例えば、次のような場面で手が止まります。

一度教われば短時間で終わる操作も多いですが、分からないまま放置されると使うのをやめてしまう社員もいます。最初の数回だけ画面を一緒に開いて操作を見せると、つまずいた社員もそのまま使い続けやすくなります。

AIに何を頼めばいいか分からないから

何を頼めばいいか分からず入力欄の前で止まるのも、生成AI導入が進まない原因の1つです。指示が一行だと返ってくる文章もぼんやりし、そのままでは使いにくい下書きになりがちです。例えば、次のような頼み方では期待した答えが返ってきにくくなります。

この一行では、誰に配る議事録なのか、どこまで書けばよいのかがAIに伝わりません。次のように頼むと、社内に配れる下書きが返ってきやすくなります。

この例文には、次の4つの工夫があります。

• AIに「製造業の総務担当」の役割を与える
• 決定事項・保留事項・宿題の3つに分ける形を指定する
• 敬語は簡潔でかまわないと判断の基準を渡す
• 分からない箇所は推測せず要確認と書くよう決める

最後の1つは、事実と違う回答に備える決め事になります。

見本になる頼み方を1つ社内に残しておくと、次に使う社員は書き出しで迷わずに済むでしょう。

使う社員と使わない社員に分かれるから

生成AIを使う社員と使わない社員に分かれ、会社全体に広がらないまま止まる会社もあります。先に触り始めるのは若い社員の一部で、そこから使う人が増えないまま落ち着いてしまいます。社内で分かれていく理由は以下の3つです。

• 業務のなかで使うきっかけがない
• 自分の仕事での使い道が見えない
• 間違った答えが出たときに判断できない

使っている社員の成果が社内で見えないままだと、ほかの社員は自分の業務での使い方を思い描きにくくなります。社内で使う人を増やすために、月に1回でも使い方を見せ合う場を作ってみてください。

参考記事：ChatGPT研修とは？法人向けの内容・費用・助成金・選び方

秘密情報を入れてよいか判断できないから

どこまでの情報を入力してよいか判断できず、使うのをやめてしまうのも社内で止まる原因です。社内に線引きがないと、取引先の名前や見積書の数字を入れる場面で社員は迷います。

迷ったときに聞ける相手が社内にいなければ、安全側に寄せて入力そのものを避けてしまいがちです。結果としてAIに渡せるのは、誰でも知っている一般的な内容だけです。手元の資料を使えないぶん出てくる答えも薄く、使う価値を感じないまま離れてしまう社員もいるでしょう。

使い始めで止めないために社内で先に決めておきたいのは、どこまで入力してよいかの線引きです。

生成AI導入の6ステップ

生成AI導入は、減らしたい時間を決めるところから次の業務へ広げるまでの6つのステップで進めます。

• 1. 減らしたい時間を数字で決める
• 2. 任せる業務を1つに絞る
• 3. 引っ張る推進役を1人立てる
• 4. 社内で使うルールをそろえる
• 5. 無料プランで試してAIツールを選ぶ
• 6. 成果を確かめて次の業務に広げる

1つ目から4つ目までは社内で決める準備で、ツールを選ぶのは5つ目です。1ステップずつ解説していきます。

1. 減らしたい時間を数字で決める

生成AI導入の最初のステップは、どの業務の時間を何時間減らしたいかを数字で決める作業です。数字がないと、AIを使った後に時間が減ったのかを確かめられません。決めるときに測るものと書き方の例を以下にまとめました。

1回30分の作業が月20回あれば、合計は月10時間です。減らしたい時間を「月4時間」と決めておけば、導入の後に結果と見比べられます。ストップウォッチで測らなくても、担当者に聞いた体感の時間でかまいません。

最初に数字を決めておくと、効果を確かめながら生成AI導入を進められます。

2. 任せる業務を1つに絞る

同時に複数の業務へ手を出さず、まず1つに絞るのが2つ目のステップです。請求書の作成と日報のまとめと問合せへの返信を同時に始めると、どれも手探りのまま時間だけが過ぎます。請求書の作成に絞る場合、決めておく中身は以下のとおりです。

ここまで決めておけば、1か月後に時間が減ったのかを担当者が自分で答えられます。

どの業務を選ぶかはこの後の章で4つの基準に分けて解説するので、ここでは1つだけと決めておきましょう。

3. 引っ張る推進役を1人立てる

3つ目のステップは、社内でAIを引っ張る推進役を1人立てる作業です。推進役とは、AIの使い方を先に覚えて、社内からの質問に答える社員を指します。選ぶときに見る点は以下の3つです。

• AIに興味をもっている社員か
• 新しい手順の飲み込みが早いか
• 質問や発言を自分から出せるか

推進役は、役職や部署で決める必要はありません。研修の現場でも、飲み込みが早くて質問の多い社員が、周りの社員を引っ張っています。情報システムの担当者がいない会社でも、興味のある社員が1人いれば推進役は立てられます。

迷ったときは、AIの話題に関心をもった社員に声をかけてみてください。

参考記事：AIエージェント研修とは？生成AI研修との違い・費用・助成金・選び方

4. 社内で使うルールをそろえる

社内で使うルールをそろえておくのが、4つ目のステップです。最初から全部を決めようとすると手が止まるので、範囲とタイミングを先に区切ります。

推進役1人が使い方を覚えても、残りの社員が迷ったままでは社内に広がりにくくなります。それぞれに何をどう決めるかはこの後の章でまとめているので、ツールを選ぶ前にそろえておきましょう。

5. 無料プランで試してAIツールを選ぶ

5つ目のステップは、無料プランで1つの業務を試してからAIツールを決める段取りです。いきなり契約すると、自社の文章で精度を確かめる前に費用が発生します。試すときに見ておく観点は以下の3つです。

• 無料で試せる回数や文字数の上限
• 自社の文章で確かめる日本語の精度
• 公式ページに書かれた入力情報の扱い

例えば社名と金額を伏せた請求書の文面を1つ入れてみると、どこまで手直しが必要かがその場で分かります。無料のまま2〜4週間ほど使い、社員の手が止まらないかも見ておきます。使えそうだと確かめてから契約へ進めば、生成AI導入の費用を無駄にしにくいです。

6. 成果を確かめて次の業務に広げる

最初の業務で減った時間を確かめ、次の業務へ広げるのが6つ目のステップです。ステップ1で書き出した数字と見比べれば、何時間減ったのかが分かります。次に広げる業務の順番は以下のとおりです。

• 同じ部署にある似た業務
• 別の部署にある同じ型の業務
• 人の判断が必要な業務

請求書の作成で手応えがあれば、次は同じ経理の月次資料のような近い業務へ移ります。人の判断が入る業務は、出てきた内容を確かめる手間が増えるので最後に回しましょう。

1つの業務で確かめてから広げていけば、生成AI導入は社内で止まりにくくなります。

生成AIに最初に任せる業務を選ぶ4つの基準

最初に任せる業務を選ぶ基準は、以下の4つです。

• 手順が決まっている業務はAIに向く
• 発生する回数が多い業務ほど効果が大きい
• 数字を突き合わせる業務は見落としを減らしやすい
• 下書きまでで足りる業務は始めやすい

4つのうち当てはまるものが多い業務ほど、最初の成果が出やすくなります。1つずつ解説していきます。

手順が決まっている業務はAIに向く

やり方が人によって変わらない業務は、AIに任せやすいです。手順が決まっていれば、AIに渡す指示文も毎回同じものを使い回せます。手順が決まっている業務の例は以下のとおりです。

• 毎月同じ形式の請求書の作成
• 日報の内容のまとめ
• 問合せへの定型メールの返信

社内に手順書がある業務なら、その内容をそのまま指示文に写せるでしょう。やり方が固まっているかは、最初に任せる業務を見分ける基準になります。

発生する回数が多い業務ほど効果が大きい

1年で浮く時間が長くなるのは、発生する回数が多い業務です。1回あたりの削減が小さくても、回数が多ければ年単位では相当の差になります。1回30分かかる作業が、AIを使って半分の15分で終わるようになった場合の目安は以下のとおりです。

営業日を250日として計算した目安です。

1回の削減より発生する回数に目を向けると、効果の大きい業務が見えてくるでしょう。

数字を突き合わせる業務は見落としを減らしやすい

数字を照らし合わせる作業は、AIに違いを抜き出させて人が確かめると、見落としを減らしやすくなります。人の目で2回確認しても、桁のずれや転記の漏れは完全にはなくなりません。AIに向く照合の作業は以下のとおりです。

• 勤怠記録と給与データの照合
• 見積書と請求書の突き合わせ
• 在庫数と帳簿上の数の確認

AIが数字の違う箇所を抜き出すので、人は指摘された部分から先に確認できます。数字の突き合わせが多い業務は、最初にAIに任せる候補として挙げやすいです。

下書きまでで足りる業務は始めやすい

手をつけやすいのは、完成品ではなく下書きまでで足りる業務です。下書きなら、間違いが混ざっていても人の手で直して仕上げられます。下書きまでをAIに任せられる業務を以下にまとめました。

研修の場でよく相談されるのも、Excelの操作と分かりやすい資料作成の2つです。AIが形を作り、正しいかの判断は人が引き受ける分担にすれば、安心して試せます。

完成度を求めすぎない業務から、最初の1つを決めていきましょう。

参考記事：生成AIで業務効率化できる業務10選｜中小企業の事例と進め方

生成AI導入の3つの注意点

生成AIを業務に入れる前に、知っておきたい点が3つあります。

• 事実と違う回答が混ざることがある
• 生成物が他者の著作物に似てしまうことがある
• 慣れるまでは社員の作業時間が増える

どれも使い方を決めておけば付き合える内容で、導入を見送る理由にはなりません。1つずつ解説していきます。

事実と違う回答が混ざることがある

生成AIは、事実と違う内容をもっともらしい文章で返すことがあります。大量の文章をもとに次に続きそうな言葉を選ぶ仕組みで、内容の正しさを必ず確かめる仕組みではありません。出やすい誤りの型は以下のとおりです。

• 実在しない制度や数値が混ざる
• 古い情報を最新のように答える
• 間違いを自信のある書き方で返す

体裁の整った文章で出てくるため、読んだ社員が疑わずに使ってしまう場面もあります。生成AIは、出てきた答えをそのまま使えるツールではありません。

誰が何を確かめるかは、この後の社内ルールで決めておきます。

生成物が他者の著作物に似てしまうことがある

ほかの人の作品によく似た文章や画像が出てくることがあるのも、生成AIで気をつけたい点です。問われやすいのは、入力した行為そのものより、生成物と既存の作品との似かたです。気をつける場面を以下にまとめました。

文化庁のチェックリスト21ページも、生成物を使う前に既存の著作物と似ていないかを確かめるよう挙げています。外に出すものだけでも手順を決めておけば、落ち着いて使えるでしょう。

参考：文化庁｜AIと著作権に関するチェックリスト＆ガイダンス 21ページ

慣れるまでは社員の作業時間が増える

社員の作業時間は、AIを使い始めた直後にいったん増える場合があります。上乗せされるのは、使い道を探す時間と指示文を書く時間です。時期ごとに起きることを以下にまとめました。

現場が「仕事が増えた」と感じるのは、上乗せが続く時期です。慣れるまでの期間は会社によって違うので、しばらくは成果が出ない前提で見ておくと判断がぶれません。

増える時期を見込んで計画を立てておけば、現場が戸惑わずに慣れるまで生成AI導入を進められます。

生成AI導入で決めておく4つの社内ルール

秘密情報の扱いも答えの確かめ方も社員ひとりに判断させないよう、会社として先に決めておきたいルールは以下の4つです。

• 入力を禁止する情報を先に線引きする
• 業界団体が公開する雛形をもとに作る
• 出力を確かめる担当者を1人決める
• 社外に出す生成物は手直しをしてから使う

使い方を厳しく縛るのではなく、社員が迷わず手を動かせる状態を作るのが目的です。4つとも順番に見ていきましょう。

入力を禁止する情報を先に線引きする

AIに入力しない情報の線引きは、ルールづくりの最初に決めておきます。入れてはいけない情報がはっきりすると、社員は迷う時間なくAIに相談できます。AIに入力してよい情報と入力しない情報の分け方は以下のとおりです。

禁止する情報だけを並べると、社員はAIを使うのを控えてしまいがちです。入力してよい情報も同じように伝えておくと、社員は社内ルールの範囲でAIを使い続けられるでしょう。

業界団体が公開する雛形をもとに作る

ゼロから文章を考えなくてよいのが、業界団体が公開している生成AIの利用ガイドラインの雛形です。雛形とは、項目や文面をあらかじめ用意した下書きのことです。

一般社団法人日本ディープラーニング協会が2023年10月に公開した第1.1版は、無料でダウンロードできます。協会が挙げている論点は、個人情報や秘密情報を入力するリスク、他人の著作物を入力してよいか、出てきたものの権利がどうなるかの3つです。自社のルールに作り直す手順は以下のとおりです。

1. 協会のサイトから雛形をダウンロードする
2. 自社に合わない項目を削り、必要な決まりを足す
3. 社内に配って全員に周知する

協会も、組織の活用目的に照らして必要な追加や修正を加えて使うよう案内しています。雛形から始めれば、ゼロから文章を考える手間を省けます。

参考：一般社団法人日本ディープラーニング協会｜生成AIの利用ガイドライン

出力を確かめる担当者を1人決める

AIの出力を確かめる担当者は、業務ごとに1人決めておきます。全員で気をつける決め方にすると、結局だれも確かめないまま社外に出ることがあります。確かめる対象と見る点は以下のとおりです。

担当者は、業務の内容が分かる社員から選ぶと確認が早く終わります。出す前に見る人を決めてから、AIに任せる業務を社内で広げてみてください。

社外に出す生成物は手直しをしてから使う

社外に出す生成物は、人が手直しと確認をしてから使う決まりにしておきましょう。手直しの深さは、出す先ごとに決めておきます。

似ていないかの確認は、専門の知識がなくてもできます。文章なら、言い回しが特徴的な一文をそのまま検索窓に貼り、同じ表現のページが出てこないかを見てください。画像なら、生成した画像を画像検索にかけて、よく似た元の作品がないかを確かめます。

特定の作品名や作家名を指示に入れていたときは、その語を外して作り直すと似にくくなるでしょう。誰がどこまで手を入れてから外に出すかを決めておけば、AIで作った資料も社内ルールに沿って使えます。

生成AI導入にかかる費用

生成AI導入にかかる費用は、ツールの月額と研修費に分かれます。

• 無料プランには使える機能の上限がある
• 推進役だけ上位プランにして費用を抑える
• 研修は1名あたり17万円台から受けられる
• 助成金で研修費の負担は1名34,000円まで下がる

社員全員に同じプランを契約する必要はなく、研修費も助成金で下げられます。ツールの料金から順に見ていきましょう。

無料プランには使える機能の上限がある

ChatGPTとGeminiは、どちらも無料プランから使い始められます。上限を超えた分まで使いたいときに、有料プランへの切り替えを検討します。無料で使える条件は以下のとおりです。

上限の内容は時期によって変わるため、最新の条件は公式の料金ページで確かめてください。業務で使う回数が増えてから有料プランに切り替えると、無駄な支出が出にくいです。

参考：ChatGPT｜料金・Gemini｜プラン

推進役だけ上位プランにして費用を抑える

費用を抑えやすいのが、推進役だけ上位プランを契約する分け方です。上位プランとは、料金が高い代わりに使える回数や機能が多いプランのことです。社員の区分ごとに、契約するプランと月額をまとめました。

全社員に一律で高いプランを契約しなくても、推進役だけ上位プランにすれば費用を抑えたまま社内の使い方を作れます。

参考：ChatGPT｜料金・Gemini｜プラン

研修は1名あたり17万円台から受けられる

クラウドワークス アカデミーのAI活用研修は、1名あたり176,000円（税込）から受けられます。講師が貴社に訪問し、社員の隣でパソコンの操作から教える形式の研修です。

研修の前には講師がふだんの業務を聞き取り、AIで効率化できそうな業務の目星をつけます。研修で発生する費用は以下のとおりです。

助成金を使う場合は、研修費をいったん全額支払った後に助成が支給されます。中小企業が10時間の研修を受けるなどの要件を満たせば、1名あたりの負担は34,000円（税込）まで下がる計算です。料金は1名あたりなので、受けさせる人数から費用を見積もれます。

参考：クラウドワークス アカデミー｜AI活用研修

参考記事：AI研修の費用相場はいくら？形式別の公開価格と助成金後の実質負担

助成金で研修費の負担は1名34,000円まで下がる

研修費の負担を1名34,000円（税込）まで下げられるのが、人材開発支援助成金です。以下で使うのは、同じ助成金のうち事業展開等リスキリング支援コースの規定です。

厚生労働省の案内（詳細版）39ページによると、経費助成率は中小企業で75%、大企業で60%になります。助成金の対象は実訓練時間が10時間以上の研修で、制度を使う場合の研修は10時間の構成になります。

同じ案内の4ページによると、受給できるのは雇用保険の適用事業所の事業主です。申請の前提として、職業能力開発推進者の選任と、事業内職業能力開発計画の策定・社員への周知も求められます。

前述の研修（1名あたり176,000円・税込）を中小企業が社員1名に受けさせ、経費助成と賃金助成の両方が適用されると以下の金額になります。助成金は予算の範囲内で支給されるもので、計画届を出したことで支給が確約されるわけではありません。

経費助成賃金助成実質負担（税込）

経費助成

176,000円 × 75%

132,000円

賃金助成

1人1時間1,000円 × 10時間

10,000円

実質負担（税込）

176,000円 − 132,000円 − 10,000円

34,000円

※図の経費助成の132,000円は、税込の研修価格に助成率75%をかけた額です。

実際の助成額は、対象になる経費の範囲と労働局の審査で決まります。自社が対象になるかは、管轄の労働局に先に問い合わせると確かめられます。

研修費はいったん全額を支払い、助成金は研修が終わってから支給される流れです。同じ案内の41ページによると、手続きの期限は原則として以下のとおりです。

1. 訓練開始日から起算して6か月前から1か月前まで

   職業訓練実施計画届を提出する

2. 支給申請まで

   訓練に係る費用を支払い終える

3. 訓練終了日の翌日から起算して2か月以内

   支給申請をする

新たに雇い入れた社員だけを対象にする場合や天災などやむを得ない理由があるときは、計画届の期限が訓練開始日の前日までになります。助成金を使わない場合、これらの手続きは不要です。

実際の助成額は、計画届の内容と労働局の審査で決まります。要件と手続きの期限を先に押さえておけば、研修費の負担を1名34,000円（税込）まで抑えられます。

参考：厚生労働省｜人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）のご案内（詳細版）4ページ・39ページ・41ページ

参考記事：AI研修に助成金は使える？対象の条件・コースと申請手順【2026年度】

生成AI導入で業務が変わった中小企業の事例

生成AIを導入して業務の進め方が変わった中小企業を、2社紹介します。

• アンケート集計が2〜3週間から1週間に減る見込み
• 給与照合が丸2日から30分になる見込み

2社ともクラウドワークス アカデミーのAI活用研修を受けた会社で、どちらもAIを入れた後で任せる業務を決め直しています。自社の規模や業務と照らし合わせながら見ていきましょう。

アンケート集計が2〜3週間から1週間に減る見込み

株式会社ローカルライフでは、2〜3週間かかっていたアンケートの集計が、自由記述まで含めて1週間程度でできる見込みです。

受講前は社員の約半数がChatGPTに触れていたものの「聞き方がわからない」と業務での活用は限られていました。どの情報までネットに載せてよいかが分からない機密性の不安もあったそうですが、研修でセキュリティの設定を理解して解消しています。

代表取締役の松澤様は「作る時間が半分になれば、その分をチェックに使えて、仕事の質そのものが上がります」と話しています。100ページ規模になる報告書のチェックや見積書の作成も、次に任せる業務として見えてきました。

ChatGPTを入れたまま使いきれていない会社でも、集計のような定型の作業からなら業務を変えていけるでしょう。

参考：クラウドワークス アカデミー｜株式会社ローカルライフの導入事例

給与照合が丸2日から30分になる見込み

給与照合をAIに任せ、丸2日かかっていた作業を30分で終えられる見込みが立ったのが、あかちゃんとこどものクリニックです。

患者の個人情報がセンシティブなため、業界全体としてAI活用に慎重にならざるをえない背景があります。理事長はAIに前向きでツール自体は入れていましたが、日々の業務でどう活かすかは手探りでした。

給与照合はダブルチェックを含めると2日、繁忙時には3日近くかかっていました。受講後は情報をそろえてアップロードするだけで済み、削減できる時間は約16時間にあたる見込みです。看護部門管理者の大江様は「たった一つの業務を改善するだけで、年間で一名分に近い仕事が浮くこともあります」と、人件費に置き換えて効果を話しています。

ツールが入っていても、給与照合のような手順の決まった業務から任せる先を決めれば、仕事の進め方は変えられます。

参考：クラウドワークス アカデミー｜あかちゃんとこどものクリニックの導入事例

生成AI導入に関するよくある質問

最後に、生成AI導入についてよくある質問に答えていきます。

製造業や建設業でも使える？

製造業や建設業でも、生成AIで事務作業の時間を短くできます。現場の作業そのものをAIが引き受けるわけではありませんが、書類やメールのやり取りはどの業種でも発生します。業種を問わず共通する事務作業は以下のとおりです。

• 現場の日報の作成
• 顧客へのメールの返信
• 議事録や報告書のまとめ

紙や口頭で進めている書類仕事ほど、下書きをAIに任せる場面が見つかりやすいです。

社員が10人程度でも導入する意味はある？

生成AI導入に意味があるのは、社員が10人程度の会社でも同じです。1人が複数の業務を担っている職場なら、請求書やメールの下書きをAIに任せるだけで作業時間を短縮できます。

専任の担当者がいなくても、AIに興味のある社員が1人いれば生成AI導入を始められるでしょう。人数の少なさは、生成AI導入を見送る理由にはなりません。

導入までにどれくらい期間がかかる？

生成AI導入にかかる期間は、1つの業務に絞れば1〜2か月ほどです。主なステップごとの目安は以下のとおりです。

社内で試す期間をどれだけ取るかで前後するため、表の数字は目安として見てください。

ただし研修に助成金を使う場合は、前述のとおり原則として訓練開始日の1か月前までに計画届を出すため、この期間とは別に準備の時間が必要です。助成金を使わないなら、この届出は不要です。

参考：厚生労働省｜人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）のご案内（詳細版）41ページ

導入は外部の支援を頼んだほうがいい？

判断の基準になるのは、社内にAIを触っている社員がいるかです。自社だけで進める場合と外部に頼む場合の違いを以下にまとめました。

社内にAIを使い慣れた社員がいれば、調べながら自社だけでも進められます。一方、教える人が社内にいない場合は、外部の支援で最初の立ち上がりを短くできるでしょう。

費用と社内に蓄積されるものを見比べて、自社に合う生成AI導入の進め方を選んでみてください。

参考記事：法人向け生成AI研修おすすめ9選｜比較表と選び方・費用相場・助成金

まとめ｜生成AI導入は1つの業務から始めよう

さっそく、1つの業務から生成AIの導入を進めていきましょう。紹介した6ステップの流れは、以下のとおりです。

1. 減らしたい時間を数字で決める
2. 任せる業務を1つに絞る
3. 引っ張る推進役を1人立てる
4. 社内で使うルールをそろえる
5. 無料プランで試してツールを選ぶ
6. 成果を確かめて次の業務に広げる

まずは全社に広げず、1つの業務で成果を作れば十分です。とはいえ、操作でつまずいた社員に教えられる人が社内にいないと、そこで止まってしまいます。繰り返しですが、生成AI導入が進むかは、使いこなす人が社内にいるかにかかっています。

クラウドワークス アカデミーの「AI活用研修」は、講師が貴社に訪問し、パソコンが得意でない社員にもゼロから教える企業向けの研修です。人材開発支援助成金の要件を満たせば研修後に助成が支給され、実質負担は34,000円（税込）まで下がる計算です。助成金の対象になるかの簡易診断は無料相談で行います。申請の書類づくりや労働局への手続きは、ご希望の企業に提携の社会保険労務士をご紹介します（手続きのご依頼は貴社と社会保険労務士が直接ご契約いただきます）。

まずは資料のダウンロードから、自社に合うかを確かめてみてください。この記事が、貴社の生成AI導入の参考になれば幸いです。